En arbetsorder är ett arbete som ska utföras, men inte räknas som en återkommande service. Används vid t.ex. reparationer och installationer.
Det finns en mängd inställningar för att anpassa arbetsorder efter ditt företags behov. Därför är dokumentationen här en (1) version av hur det kan se ut och om du inte ser funktioner som presenteras här på sidan beror det på de inställningar som ni valt.
Du kan skapa en arbetsorder genom att klicka på Utför – Arbetsorder, i samband med en felanmälan och efter en utförd service. Du kan också skapa en Arbetsorder direkt från Planeraren.
Du kan också skapa en ny arbetsorder genom att duplicera en befintlig. Klicka på Duplicera längst ner på ordern.
När arbetsordern sparats visas datum för skapandet och (om ni valt den inställning – se mer under Gruppinställningar) i en dropdown-lista ser du datum och namn när och av vem ordern ändrats.
Klicka på denna knapp för att filtrera din sökning.
Exempel: välj de som är tilldelade dig, avgränsa på datum, kund mm.
Vill du använda samma filter fler gånger kan du välja att Spara inställningarna (längst ner till höger i rutan). Läs mer om att Spara som favorit.
Du kan bläddra mellan arbetsordrarna, dels genom att klicka på en order i listan, dels genom att bläddra med pilarna i övre högra hörnet inne på en order.
Har du använt ett filter för din sökning bland ordrar bläddrar du bland det urvalet.
Vill du söka fram en specifik order och känner till numret kan du skriva en asterisk * före numret.
Genom att klicka på denna symbol kan du få fram listor över arbetsordrar och kan hantera flera ordrar samtidigt, t ex Skriva ut listan, Skicka order till bokföringsprogram, signera…
Du kan sortera arbetsordrarna i listan. Gör så här:
Vill du ändra ordningen dra kategorierna dit du vill ha dem.
Vill du ta bort en kategori drar du kategorien till +tecknet (samma som du klickat på för att lägga till) och släpper kategorin där.
Välj först hur du vill filtrera din lista genom att klicka på filter-knappen och göra ditt urval. Läs hur du skapar Favoriter för dina filter.
Klicka sedan på denna knapp. Listan skapas som en csv-fil.
Vilka fält och funktioner du ser beror på vilka inställningarna ni valt, om du skapar en nya arbetsorder eller utför uppdraget i arbetsordern. Dessa inställningar görs genom att logga in med ett admin-konto. Läs mer om inställningar och rättigheter för arbetsorder längst ner på denna sida.
Egendefinierade fält är sådana ni skapar själva så exemplen här är helt påhittade och anges här som Eventuell.
Om ni använder funktionen undergrupper väljer du vilken undergrupp som ska kopplas till arbetsordern.
Har ni lagt till egendefinierade fält för en undergrupp kommer de automatiskt att läggas till arbetsordern.
Ange datum för när arbetet planeras att utföras.
Skriv kundens namn i rutan. Sökfunktionen (klicka på förstoringsglaset) hjälper dig att leta rätt på befintliga kunder. Finns inte kunden med i listan skriver du kundens namn. Du får då frågan om du vill lägga till kunden. Svara ja så läggs kunden till automatiskt. Vill du direkt fylla i fler uppgifter om kunden klickar du på +Lägg till kund. En ny flik i din webbläsare öppnas där du kan fylla i alla uppgifter i ditt Kundregister.
Fältet är obligatoriskt.
Fyll i anläggningens namn. Sökfunktionen (klicka på förstoringsglaset) hjälper dig att leta rätt på befintliga anläggningar.
Finns inte anläggningen med i listan skriver du in anläggningens namn så sparas den automatiskt i Anläggningsregistret.
Vill du fylla i adress för anläggningen samtidigt klicka på +Lägg till anläggning så öppnas en ruta där du kan fylla i adressen. Klicka på Lägg till när du är klar.
Vill du ange fler uppgifter än adressen om anläggningen, klicka direkt på knappen Mer så öppnas anläggningen i ditt Anläggningsregister. (Öppnas i en ny flik i din webbläsare.) Fyll i och spara uppgifterna. Nu kan du stänga den fliken och gå tillbaka till fliken med din arbetsorder.
Skiljer sig faktureringsadressen från serviceobjektens adress ska en anläggning väljas eller läggas till.
I ett egendefinierat fält bestämmer ni själva vad som ska efterfrågas. Det skulle t ex kunna vara ett fält kallat “SÄRSKILDA UPPLYSNINGAR”. Dessa fält skapas med hjälp av ett administratörslogin. Läs mer HÄR. Ni kan skapa valfritt antal egendefinierade fält.
Här kan du antingen söka på kontaktpersoner/beställare för kunden/anläggningen eller lägga till ny kontaktperson/beställare. Uppgifterna sparas så du snabbt kan söka fram dem till nästa gång.
Här anger du information som behövs när annan kund än den som angetts på arbetsordern ska faktureras.
Om ytterligare information angående kostnadsstället behöver finnas med på fakturan så kan den anges här.
Fyll i vid behov.
Egen status är fält som formuleras och ställs in av er själv, t ex om det ska vara obligatoriskt att ange egen status. Inställningarna för detta görs via ert administratörskonto.
En arbetsorder kan innehålla flera uppdrag. Ett uppdrag innehåller en beskrivning, åtgärder och artiklar. För att lägga till ett nytt uppdrag klickar du på Lägg till uppdrag-knappen. Ett uppdrag ligger i eget fält med blå bakgrund för att du lätt ska se uppdragets olika delar.
När du sparat en arbetsorder kan du duplicera ett uppdrag för att slippa fylla i samma uppgifter igen. För att ändra i uppgifterna för det duplicerade uppdraget klickar du på Ändra längst ner på arbetsordern.
När du jobbar i mobilen med en arbetsorder finns en ruta längst upp i mobilen som anger vilket uppdrag som visas (serviceobjektet och beskrivningen av uppdraget). Trycker du på rutan kommer du längst upp i det uppdraget.
Ser du denna symbol kan du använda mobilens kamera för att läsa av qr-koden på serviceobjekt. Då fylls alla uppgifter inlagda på serviceobjektet i automatiskt.
Serviceobjekt inlagda på kunden i kundregistret kommer upp när du sätter markören i rutan.
Finns inte serviceobjektet i listan kan du lägga till det genom att klicka på + Lägg till ett nytt serviceobjekt.
Beskrivningarna används för att identifiera arbetsordern. Skriv en kort beskrivning av vad som behöver göras. Beskrivningen visas i listan över arbetsordrar som stöd för identifiering.
Om det gäller en felanmälan anger du felet här. Fel/Orsak kan även anges utan att man öppnat ordern.
Under åtgärder listar du vad som gjorts och datum för åtgärden.
Om ni valt att separera tid från artiklar finns fält för detta här. Detta är en inställning som görs med ett admin-konto.
Ange artiklar som behövs för uppdraget och använda artiklar. Du kan se vem som lagt till artiklarna och priset för dessa om ni har den funktionen.
Artikelsökfunktionen hjälper dig att hitta rätt. Du ser senast använda artiklar samt det valda serviceobjektets artiklar. Detta gäller för alla artikelsökfält. Priser hämtas från artikelregistret.
Att se pris, netto/brutto och rabatt är en inställning på användarrättigheter som görs med ett admin-konto.
Streckkodssymbolen visar att du kan använda mobilens kamera/streckkodsläsare för att läsa av en streckkod för att lägga till artiklar.
Klicka på +Lägg till artikel för att lägga till artiklar som behöver beställas för att slutföra uppdraget.
NOTE: Dessa artiklar skickas inte med till fakturan. Vill du det kan artikeln konverteras till en använd artikel genom att klicka på den gröna pilen så flyttas artikeln över.
Här lägger du till eventuella egenkontroller. En egenkontroll skapar du under menyn Funktion > Egenkontroll. Se mer under Skapa mallar.
Övriga artiklar kan vara sådana som inte direkt hör till uppdraget. Det är en separation som kan användas om du vill särskilja i statistiken.
Har ni valt att separera tid/artiklar så kommer det upp Tid och Artiklar både under Uppdraget och under Övriga artiklar.
Detta är en inställning som görs i gruppinställningar – arbetsorderinställningar.
Här summeras tidsartiklar och artiklar.
Ange vem/vilka som ska utföra uppdraget (resurs) samt bokad dag och klockslag. Klicka på +Lägg till en bokning. Resursens arbetstider fylls i automatiskt – om du angett dessa under Rättigheter för användare.
En varningstriangel dyker upp om du försöker boka en resurs som redan är bokad på annan order.
När du sparar en bokning får du frågan om du vill skicka en bokningsbekräftelse till kontaktpersonen för ordern, detsamma gäller när du ändrar en bokning. Datum för när bokningsbekräftelse har skickats visas i ordern och om bokningen ändrats efter att bekräftelse skickats.
Bokningsbekräftelsen innehåller namn på den bokade teknikern, datum samt ordernumret. Om kontaktpersonen för ordern är en kundanvändare med egen inloggning finns också en länk till ordern. Vill du skicka bokningsbekräftelse igen klicka på Skicka bokningsbekräftelse. Du kan välja att skicka som e-post och/eller sms.
Här kan du lägga ytterligare information. Kommentarerna visas som default inte för kunden. Vill du låta kunden se kommentarerna kan du ändra det när du sparat ordern. Läs mer om kommentarer här.
Denna symbol med en siffra visar att det finns kommentarer i en arbetsordern. Symbolen visas i listorna med arbetsordrar (dock ej om du valt listläget).
När du fyllt i alla uppgifter för arbetsordern klickar du på Spara.
För att godkänna en utförd arbetsorder krävs en signatur. Denna signatur kan antingen ansvarig tekniker eller kund fylla i. Är arbete på arbetsordern utförd vid flera olika tillfällen delsigneras arbetsordern.
Även om du signerat ordern kan du fortfarande lägga till rader (artiklar, åtgärder) i arbetsorder men inte ändra i de redan signerade raderna. Klicka på Ändra.
Ett namnförtydligande ligger automatiskt för det namn du angett under dina kontoinställningar. Om du ber en annan användare eller en kund signera arbetsordern skriver du in ett nytt namnförtydligandet i fältet.
När du signerat ordern kan du markera den som Klar för fakturering och/eller Skicka order till bokföringsprogram. Nu går det också att Generera faktureringsunderlag.
När en arbetsorder är skickad till bokföringsprogram (gäller Fortnox och Visma) läggs fältet Integrationsreferens till. Numret är referensnumret till motsvarande order i ekonomisystemet. Klicka på numret så visas orderbekräftelsen.
Ändra, Tilldela, Ladda upp dokument, E-posta protokoll, Makulera, Ta bort, Göra till återkommande, Duplicera, Visa faktura (endast vid Fortnox-integration), Historik.
Ang Ta bort/Makulera
Om du väljer att ta bort en order försvinner den helt, inklusive historiken kring ordern. Väljer du makulera finns historiken kvar och markeras med ett stort rött kryss i listan över arbetsordrar och i Att göra.
Ang Ladda upp dokument
För att kunna ta bort dokument behövs en särskild rättighet som en administratör kan tilldela dig.
Behöver du byta namn på ett dokument gör du det lokalt på din enhet, laddar upp dokumentet igen och ta bort det gamla. Det går inte att byta namn på ett redan uppladdat dokument.
Använder du mobil för att ta foton som bifogade dokument skickas fotot direkt till arbetsordern. De sparas inte på din mobil.
Ang Duplicera
Duplicera hela arbetsordern med alla uppgifter så skapar du snabbt en ny AO. Den nya AO är inte på något vis kopplad till den du duplicerat utan kan redigeras.
Du kan också duplicera själva uppdraget. Se bild under Uppdrag.
Ang Visa faktura
Endast vid Fortnox-integration. Fakturan visas som pdf utan att du behöver logga in på Fortnox.
Ang Historik
Under Historik ser du alla ändringar som gjort på en arbetsorder.
Det finns en rad inställningar för arbetsorder och rättigheter som kan göras. Läs gärna också:
Klicka på +Lägg till status. I ett textfält skriver du in de olika uttryck för status ni vill använda. Välj färg som statusen ska få i listan över arbetsordrar. Färgen läggs som en smal remsa på symbolen för arbetsordern – se bild/symbol nedan.
Det går att ändra ordningen på statusfälten genom att dra i de tre prickarna till vänster.
En drop-down-meny skapas på arbetsordern där du sedan väljer vilken status som gäller för den aktuella ordern.
Ska det vara obligatoriskt att ange status väljer du den inställningen – se längre ner i denna lista under Kräv egendefinierad status för att signera ordern respektive spara order.
Artiklar för snabbtilläggning
Här kan du lista artiklar som alltid ska komma upp som förslag när du skapar en arbetsorder. Det går då inte att lägga till andra artiklar än de i listan.
Har ni undergrupper ställer du in om alla eller bara valda undergrupper ska få upp artiklarna.
Har ni lagt tidsartiklar i Artiklar för snabbtilläggning kommer dessa artiklarna upp under Lägg till tid på AO. Blandar ni tidsartiklar och standardartiklar separeras dessa automatiskt för att komma upp under Lägg till tid resp. Lägg till artiklar.
Egendefinierade fält
Läs mer om egendefinierade fält HÄR.
Meddelande vid klar för fakturering
Detta fält använder du för att skriva ett meddelande som skickas till kund t ex när en vara finns att hämta.
Rättigheter för användare som berör arbetsorder
Visa, Visa (endast) tilldelade, Ändra, Ändra (endast) tilldelade, Skapa, Ta bort, Fakturera, Generera faktura, Tilldela, Tilldela sig själv, Utföra (Om ni vill att en medarbetare bara ska kunna utföra en arbetsorder väljer ni denna rättighet), E-posta protokoll, Visa bokningar, Hantera bokningar, Skicka bokningsbekräftelse, Sätt till återkommande, Signera, Ta bort uppladdade filer, Ta bort egenkontroll från order, Ändra användare på åtgärd, Sätt redo för fakturering, Duplicera.
Övrigt Rensa signaturer
Samtliga signaturer på en order tas bort.
Rättigheter för användare som berör qr-verifiering
Aktivering och Utföra.
Aktivering innebär att användaren har rätt att aktivera qr-verifiering på serviceobjekt.
Rättigheter för Serviceobjekt, Kund och Anläggning påverkar också vad du kan göra på en arbetsorder.