Under menyn Service hittar du Avtal. Här skapar du era avtal, genererar försäljningsordrar, ställer in om fakturor ska autogenereras, laddar upp dokument kopplade till avtalet mm.
På startsidan för Avtal kan du skapa nya avtal, se lista över befintliga avtal och editera dessa samt exportera/ladda hem en lista över avtalen.
Startsidan med listan över avtal visar:
Börja med att lägga upp era avtalsvarianter som artiklar i Artikelregistret. Alla ordrar, serviceprotokoll, serviceobjekt och modeller kopplade till avtalet listas då under den artikeln.
Här några exempel på hur våra kunder namnger sina avtalsartiklar: Kvartalsserviceavtal, Hyresavtal lägenhet, Standardavtal, L-1020, A-01 …
När det finns avtal med fakturadatum som närmar sig ser du det genom ett rött ! i menyn, så du inte missar att skicka fakturan/generera försäljningsorder.
Välj ett namn på avtalet. Förslagsvis något som beskriver vilken typ av avtal det är. Detta är ett obligatoriskt fält.
Skriv kundens namn i rutan eller klicka på förstoringsglaset i sökrutan för att söka mer detaljerat. Bra om du har många kunder med lika namn!
Sökfunktionen hjälper dig att leta rätt på befintliga kunder.
Finns inte kunden med i listan skriver du kundens namn, så läggs kunden automatiskt till i Kundregistret.
Sökfunktionen hjälper dig att leta rätt på kundens befintliga anläggningar. Finns inte anläggningen med i listan skriver du anläggningens namn, så läggs anläggningen automatiskt till.
Här skriver du in datum för avtalets start.
Här skriver du in datum för avtalets slutdatum.
Ange faktureringsintervall, t ex 3-månader.
Här anger du rabatterade artiklar för avtalet. Dessa ersätter priserna på artiklarna när de används i ordrar.
Här anger du artiklar som ska faktureras varje tidsperiod. Vanligtvis en fast summa i form av en artikeln supportavtal eller liknande.
Artiklar som är inkluderade i avtalet. Dessa kan t.ex. vara supporttid. Exempel: 5 timmar av artikeln supporttid. När avtalet genererar en försäljningsorder så kontrolleras detta antal automatiskt och eventuell överskridning av antalet blir fakturerat.
Här kopplar du det eller de serviceobjekt som eventuellt ska ingå i avtalet. För varje serviceobjekt anger du artiklar, sådana som ska rabatteras, inkluderas och/eller faktureras.
Du får upp listan på era serviceobjekt. Finns inte serviceobjektet i listan klickar du på +Lägg till serviceobjekt och fyller i uppgifter om det nya serviceobjektet.
För Serviceobjekt finns också möjlighet att lägga till villkor för ett räkneverk i avtalet. Här anger du artiklar som ingår per räkneverk.
Exempel: ett avtal för en kopiator inkluderar 1000 sidor färgat och 1000 sidor svartvitt.
När du sparat avtalet kan du välja att:
Genereringen av avtalen sker på det intervall som du angivit. Vad som genereras då är det som står under ”faktureras” på avtalet.
Exempel:
Serviceprotokoll.se faktureras varje kvartal, alltså var 3:e månad. Då faktureras avgift 500kr/mån för 3 månader framåt. Då har vi alltså:
Licensavgift 500:- x 3 = 1500:- för en (1) användare.
Dessutom listas:
Klicka på Export/Ladda ner-symbolen så skapas en csv-lista över alla aktuella avtal.
Önskar ni få med annan eller ytterligare information i exporten – kontakta oss!
Rättigheter för användare som berör avtal:
Visa, Ändra, Skapa, Ta bort, Generera försäljningsorder, Ta bort uppladdade filer