Serviceprotokoll.se innehåller flera olika vägar att skicka meddelande till kunder – bokningsbekräftelse, orderbekräftelse, protokoll, meddelanden till och från kund direkt i en order mm samt meddelande inom er grupp.
Först presenterar vi e-postfunktioner till era kunder därefter mer interna e-postmeddelanden och notifikationer.
Vill du skicka meddelandet till fler personer samtidigt skriver du adresserna med ett komma emellan men utan mellanslag. Exempel: namn.namn@mail.com,namn2.namn@mail.com
Mobilnummer vid SMS anges alltid med +landskod och utan 0:an i numret. Ex: +46705123456
Information om när, till vem och vem som skickat meddelande visas överst (E-post skickad:) på detaljvyn på en Offert, Arbetsorder eller Serviceprotokoll.
OBS: Gäller e-post skickad fr o m 1 dec 2022.
När du klickar på Klar för fakturering på en arbetsorder får du frågan om du vill skicka arbetsordern som pdf till kunden om du valt ”Skicka arbetsorder: Ja” på kontaktpersonen för kunden eller anläggningen.
Här ett exempel på e-postmeddelandet som skickas. Texten kan inte redigeras.
Dessa funktioner finns:
E-posta orderbekräftelse
En orderbekräftelse (pdf) skickas till kontaktpersonen för arbetsordern. E-postadress kan ändras i popupen som öppnas. Namnet på den bifogade filen är döpt till ordernumret men kan ändras vid behov.
Texten i meddelandet kan inte ändras. Om mottagaren är kundanvändare eller användare av systemet, som i exemplet, får hen en direktlänk till ordern, annars bara pdf:en som bifogad fil.
E-posta protokoll
Funktionen skickar ett protokoll (pdf) över utfört arbete till kontaktpersonen för arbetsordern. E-postadress kan ändras i popupen som öppnas. Namnet på den bifogade filen är döpt till ordernumret. Även detta kan du välja att ändra.
Texten i meddelandet kan inte ändras.
Om mottagaren är kundanvändare eller användare av systemet, som i exemplet, får hen en direktlänk till ordern, annars bara pdf:en som bifogad fil.
E-posta med mall
Den här funktionen kan du använda om du till formulera lite längre e-postmeddelande, skicka med en enkät e dyl. Funktionen lägger till en sidfot med era uppgifter.
Gör så här:
För att skicka:
Skicka meddelanden
Vill du formulera egen text för utskick av meddelande kopplat till en arbetsorder? Till exempel meddelande om att en beställd vara finns att hämta? Meddelandet kan skickas som e-post och/eller sms.
Gör så här:
För att skicka:
(Gäller både Arbetsorder och Serviceorder)
Automatiskt utskick
När du lägger till eller ändrar en bokning på en service- eller arbetsorder och sparar ordern får du frågan: ”Vill ni skicka ett epost till kontaktpersonen med bokningsbekräftelse?”
Frågan kommer endast upp om det finns en kontaktperson på ordern. Observera att endast e-post skickas med denna automatiska funktion.
Skicka (ny) bokningsbekräftelse
En bokningsbekräftelse kan skickas med e-post och/eller SMS.
Du kan vilja skicka en ny bekräftelse om bokningen ändras eller om kunden ber om det. Gör så här:
Texten är förinställd men kan ändras i popupen om man så vill.
Meddelande kan också skickas via kommentarer till/från kundanvändare på en arbetsorder. Läs mer om hur detta fungerar under Kommentar på arbetsorder.
Protokoll skickas automatiskt till en serviceorders kontaktperson om du angett detta på kontaktpersonen för kunden eller anläggningen. Vid fältet för kontaktpersonen klickar du i ”Skicka serviceprotokoll: Ja”. När du skapat ett serviceprotokoll får du då frågan om du vill skicka protokollet.
Texten är förinställd och kan inte ändras.
Om mottagaren är kundanvändare eller användare av systemet får hen en direktlänk till ordern, annars bara pdf:en som bifogad fil.
Vill du skicka till ytterligare personer klicka på E-posta protokoll längst ner på sidan. Vill du skicka meddelandet till fler personer samtidigt skriver du adresserna med ett komma emellan men utan mellanslag. Exempel: namn.namn@mail.com,namn2.namn@mail.com
Ändra protokollets (PDF-ens) filnamn
Inställning för att Ta med maskinnummer i PDF-ens filnamn görs så här:
Inställningar för Epost för artiklar att beställa m fl.
Gör så här:
Här kan du ställa in följande för arbetsordrar:
Inställning för Epost för artiklar att beställa.
Gör så här:
Standardepost for sändning av inköpsorder ställs in så här:
Inställning för Planeraren: Skicka notifikation på bokning med övrig tid.
Gör så här för att ställa in:
Ändra hur notifikationer skickas till dig
Meddelande om när du tilldelats order, bokats eller när ordrar skapas eller ändras eller om du vill ha servicepåminnelse ställer du själv in via dina egna Kontoinställningar. Klicka på ditt användarnamn för att komma till dina Kontoinställningar.
Inställningen att e-post/SMS ska skickas kan också ändras av admin under Användarrättigheter på person. Välj Ändra användarinställningar. Däremot kan admin inte ändra vilken sorts meddelanden som ska skickas. Det gör alltid användaren.