Fortnox-integration


Med integration till Fortnox får ni automatiskt synkat kundregister och artikelregister. Ändras uppgifter i antingen serviceprotokoll.se eller Fortnox så skjuts de ändringarna automatiskt över.

När en service, order eller försäljning är gjort i serviceprotokoll.se så kan ni enkelt skicka över den till Fortnox via integrationen, antingen som en order eller direkt som faktura i Fortnox. Inställningen gör ni inne i Fortnox. När fakturan sedan blir fakturerad i Fortnox så rapporteras detta tillbaka och servicen, order eller försäljningen blir automatiskt markerad som fakturerad.

Förutom artiklarna har ni även valet att få med beskrivning av det utförda arbetet. Vad ni vill få med kan ni själva ställa in i integrationsinställningarna.

När en order är skickad till Fortnox läggs en integrationsreferens till på aktuell order. Klicka på numret för att öppna orderbekräftelsen.

Gå längst ner på en order och klicka på Visa faktura om ni vill slippa logga in på Fortnox för att se fakturan.

Så här lägger du till integrationen med Fortnox:
  1. Logga in med ert admin-konto.
  2. Klicka på Lägg till integration längst ner på sidan Gruppinställningar.
  3. Välj Fortnox.
  4. Ställ in vilken Undergrupp integrationen gäller. Om du inte väljer en undergrupp gäller integrationen samtliga grupper. Fältet syns inte om ni inte använder funktionen Undergrupper.
  5. Du skickas automatiskt vidare till Fortnox efter att du tryckt på spara och ombes att logga in samt godkänna integrationen där.
  6. Gruppen är nu ihopkopplad med Fortnox och er integrationsnyckeln har lagts till automatiskt men kommer inte att synas, fältet Nyckel kommer fortsatt att vara blank. Synkning av kund- och artikelregister görs i bakgrunden och du kan fortsätta jobba med annat :).

Ordertext

Här skriver du in den ordertext som ska följa med på samtliga ordrar som skapas i systemet.

Internfakturerad kund

Detta fält använder du om ni har flera bolag som har olika undergrupper och ni ska fakturera mellan dessa bolag. Du kan bara ange en kund/bolag. Fältet synas inte om ni inte använder funktionen Undergrupper.

Integrationsinställningar

En mängd inställningar kan göras för integrationen. Logga in som admin, på till Gruppinställningar, Klicka på IntegrationerFortnox och Ändra. Klicka i de inställningar ni vill ha och Spara.

  • Sortera på åtgärder.
    När ordern skickas till bokföringsprogrammet så sorteras orderraderna på åtgärder och datum. Varje datum får en summering av åtgärder och artiklar som är använda på den dagen.
  • Ta med datum på åtgärd.
  • Ta med beskrivning och fel/orsak.
  • Ta med serviceobjekt på orderrad.
  • Ta med serviceobjektets maskinnummer.
  • Lägg ordertexten överst.
    Placerar ordertexten som är specificerad längst upp på ordern som orderrader istället för rutan för ordertext.
  • Lägg en sammanfattning i ordertextrutan.
    Även ordernumret läggs i denna ruta.
  • Lägg till beskrivning och fel/orsak i ordertextrutan.
  • Skicka inte ordernummer.
    Gäller era ordernummer. Kundens ordernummer kommer fortsatt med.
  • Flytta AO/SO:nr från Vår referens till Ert ordernummer.
  • Sätt priser.
    Använder priset från servicesystemet på varje orderrad som skapas, istället för att använda standardpriset som är satt i bokföringssystemet.
  • Ta med teknikerns namn på orderrader.
  • Sortera artiklar på datum.
  • Skapa faktura direkt.
    Om ej ibockad skapas en order i Fortnox.
  • Ta ej med gömda artiklar på order.
    Artiklar som satts till ”Dölj för inloggad kund och vid utskrift” i artikelregistret tas inte med på ordern.
  • Ta med status på försäljningsorder.
  • Ta med anläggningsnamn.
  • Sätt som fakturerad vid sändning.
    Om ej ibockad skickar Fortnox tillbaka status ”fakturerad” när fakturan är skickad från Fortnox.
  • Möjliggör sändning av order innan den är klar för fakturering.
    En order kan skickas på nytt till Fortnox för att komplettera ändringar utförda på ordern.
  • Ta med användarens kostnadsställe på rader.
  • Uppdatera priser från Fortnox.
    När du uppdaterar ett pris i Fortnox läggs det automatiskt in i Serviceprotokoll. Ändringar gjorda i serviceprotokoll skickas inte upp till Fortnox när du valt denna inställning.
  • Lägg till kostnadsställe.
  • Synka uppdaterade artiklar.
  • Synka uppdaterade kunder.
  • Summera artikelrader.
    Finns fler artiklar med samma artikelnummer på en order läggs dessa ihop till en artikelrad.
  • Ta med serviceobjektskommentar.
  • Inaktivera artikelskapande.
    Om du valt denna inställning uppdateras inte informationen om artiklar inlagda eller ändrade i serviceprotokoll till Fortnox.
  • Lägg ’tilldelad’ i vår referens.
  • Sätt signerad som vår referens.
  • Maximalt antal tecken vid visning av serviceobjektets serienummer.
    Ange som noll eller lämna fältet tomt för att visa hela serienumret.
  • Ta med ordernummer i kommentar vid överföring till Fortnox.
  • Skicka tidsrapport.
  • Serviceobjektsprefix.
    Här kan du ställa in en text som läggs till före namnet på serviceobjektet och som följer med över till Fortnox och fakturan. Exempel: serviceobjektet med namn ATLAS COPCO GA 10 + prefixet: ”Maskin :” blir ”Maskin :ATLAS COPCO GA 10”
  • Skapa order från referens.
    Ger möjlighet att skapa en order genom att ange ordernummer i Fortnox.


IGNORERA SUMMERING AV ARTIKELRADER FÖR…
Här specificerar du vilka artiklar som ni vill inte skall summeras om ni valt inställningen Summera artikelrader. Separera artiklarna med ; (semikolon). Exempel: 12;13;14