Grupp- och modulinställningar


När du skapar ett konto på Serviceprotokoll.se skapas automatiskt ett användarkonto och ett administratörskonto. Kontakta oss för att få access till administratörskontot om du inte redan har det. Vanligtvis får en (1) användare tillgång till det kontot och förbereder och hanterar systemet för användarna inom företaget.

Med ett administratörskonto lägger du till användare, sätter rättigheter för användarna samt kan göra en rad inställningar och anpassningar av systemet för era behov. Läs också Hantera rättigheter för användare.

När nya funktioner tillkommer i systemet behöver du som är administratör logga in och sätta rättigheter för vad era användare ska kunna göra i den nya funktionen. Håll dig uppdaterad genom att läsa nyhetsbrevet och/eller regelbundet besöka sidan Nyheter.

Så här gör du:

  1. Logga in med administratörskontot.
  2. Välj den portal du vill ändra inställningar för. Ditt konto kan vara kopplat till flera företag eller grupper.
  3. Klicka på funktionen du vill ändra inställningar för.
  4. Spara inställningarna.


Vill du nå admininställningarna när du redan är inne i systemet klickar du på ditt namn, sen in på gruppen.

Startsidan för gruppen

På startsidan för gruppen – Gruppinställningar – hanterar du användare i gruppen, lägger till integrationer, laddar upp register mm.

  • Ange kontaktperson och adress för gruppen/företaget
  • Ladda upp logga för gruppen/företaget. Loggan läggs till i utskrifter och i inloggningsrutan för kunder (om ni valt att använda den funktionen).
  • Lägga till integration med olika faktura, bokförings- och lagersystem och se vilka integrationer som installerats.
  • Välja modelldatabaser. Valda modellkategorier visas i Modell-vyn och vid val av modell under skapande eller förändringar av Serviceobjekt. 

Lägga till eller ta bort användare samt ändra rättigheter för användare

Lägga till ny användare

Varje ny användare genererar en ny licens. Er debitering ändras automatiskt. Läs mer: Lägga till användare

Ta bort användare

Ta bort = Inaktivera. Användaren finns kvar i systemet men ni betalar inte licens för användaren (uppsägning av licens). Systemet hanterar detta automatiskt. Du behöver inte anmäla att en medarbetare/användare är inaktiv/slutat. All historik för användaren sparas. Vid behov (pga GDPR t ex) kan användarens namn anonymiseras så ni ändå kan behålla historik och spårbarhet. Kontakta oss så fixar vi det!

Hantera rättigheter för användare
  1. Klicka på användaren du vill ändra rättigheter eller inställningar för. Tre val kommer upp:
    a) Ändra rättigheter
    b) Ändra användarinställningar
    c) Inaktivera (=ta bort)
  2. Klicka på den inställning du vill ändra.

a) Under Ändra rättigheter finns en mängd olika inställningar för varje funktion i Serviceprotokoll du kan göra för varje medarbetare, t ex vad som ska visas för medarbetaren, om hen har möjlighet att skapa, redigera eller ta bort ordrar och dokument.

Använd mallar

Du kan också skapa en mall för rättigheter. När du sedan lägger till användare väljer du enkelt en mall som passar.

Så här gör du för att skapa en rättighetsmall:

Gå in på en befintlig användare och klicka på Skapa en ny mall. 
Döp mallen och klicka för de rättigheter som ska aktiveras i mallen.
Du kan skapa flera mallar med olika inställningar.

Självklart kan du göra ändringar i rättigheterna för enskild användare utan att det påverkar mallen.

b) I Ändra Användarinställningar kan sådant som arbetstid, anställningsnummer, aviseringar via e-post/sms mm anges. Här kan du också ge medarbetare en färgkod som sedan syns i Planeraren.

Här ställer du också in om användaren ska:

  • Tas bort från tidsrapport
  • Inte visas i chatten
  • Visas i Tilldela-listan (dvs inte kunna tilldelas ordrar)
  • Tilldela automatiskt sig själv ändrade ordrar.
  • Tilldela automatiskt sig själv nyskapade ordrar.


c) Inaktivera innebär att användaren finns kvar i systemet men ni betalar inte licens för användaren (uppsägning av licens). Systemet hanterar detta automatiskt. Du behöver inte anmäla att en medarbetare/användare är inaktiv/slutat. All historik för användaren sparas. Vid behov (pga GDPR t ex) kan användarens namn anonymiseras så ni ändå kan behålla historik och spårbarhet. Kontakta oss så fixar vi det!

Lägga till ny extern resurs

Du kan lägga till externa användare med begränsade rättigheter i systemet. Dessa markeras med texten (extern) i listan över användare. Läs mer om externa resurser här.

Se också Användargruppinställningar (under Modulinställningar) om du vill skapa grupper/avdelningar och lägga till användare i dessa.

Modulinställningar:

För att anpassa systemet efter just er grupps unika behov finns modulinställningar. Dessa aktiverar ni för alla i gruppen men har ni undergrupper kan ni välja vissa inställningar beroende på undergruppens specifika behov.

Gruppinställningar, skapa undergrupper

Under denna flik lägger du till undergrupper. Undergrupperna är sedan valbara på Arbetsordrar och Serviceordrar.

Undergrupper kan användas om företaget består av olika bolag som har olika organisationsnummer och olika faktureringssystem. Genom att skapa undergrupper kan alla företag/avdelningar dela på resurser, kunder, ordrar och artiklar. Undergrupper kan också användas för att särskilja olika avdelningar/kompetenser som då t ex kan kopplas ihop med vanligt förekommande artiklar inom avdelningen/kompetensen.

Till undergrupperna kan kopplas egendefinierade fält för arbetsordrar genom att ange om dessa ska inkluderas eller ej. Den inställningen görs under “Arbetsorderinställningar”.

Här anger ni också inställningen: Exkludera inköpsorder från ordernummerserien samt anger Kostnadsställen.