Hantera grupp- och modulinställningar


När du skapar ett konto på Serviceprotokoll.se skapas automatiskt ett användarkonto och ett administratörskonto. Kontakta oss för att få access till administratörskontot om du inte redan har det. Vanligtvis får en (1) användare tillgång till det kontot och förbereder och hanterar systemet för användarna inom företaget.

Med ett administratörskonto lägger du till användare, sätter rättigheter för användarna samt kan göra en rad inställningar och anpassningar av systemet för era behov. Läs också Hantera rättigheter för användare.

När nya funktioner tillkommer i systemet behöver du som är administratör logga in och sätta rättigheter för vad era användare ska kunna göra i den nya funktionen. Håll dig uppdaterad genom att läsa nyhetsbrevet och/eller regelbundet besöka sidan Nyheter.

Så här gör du:

  1. Logga in med administratörskontot.
  2. Välj den portal du vill ändra inställningar för. Ditt konto kan vara kopplat till flera företag eller grupper.
  3. Klicka på funktionen du vill ändra inställningar för.
  4. Spara inställningarna.


Vill du nå admininställningarna när du redan är inne i systemet klickar du på ditt namn, sen in på gruppen.

Inställningsmöjligheter finns för en rad funktioner:

  1. Gruppinställningar

    Modulinställningar
  2. Ändra anläggningsinställningar
  3. Ändra användargruppsinställningar
  4. Ändra arbetsordersinställningar
  5. Ändra artikelinställningar
  6. Ändra chattinställningar
  7. Ändra felanmälaninställningar
  8. Ändra gruppinställningar (skapa och ändra undergrupper)
  9. Ändra inköpsorderinställningar
  10. Ändra inställningar för planeraren
  11. Ändra kontaktordersinställningar
  12. Ändra kundinställningar
  13. Ändra lagerinställningar
  14. Ändra offertinställningar
  15. Ändra serviceobjektsinställningar
  16. Ändra serviceorderinställningar
  17. Ändra serviceprotokollsinställningar
  18. Ändra tidsrapportsinställningar
  19. Ändra timerinställningar
  20. Ändra utskriftsinställningar

1. Startsidan för gruppen

På startsidan för gruppen – Gruppinställningar – hanterar du användare i gruppen, lägger till integrationer, laddar upp register mm.

  • Ange kontaktperson och adress för gruppen/företaget
  • Ladda upp logga för gruppen/företaget.
  • Lägga till integration med olika faktura, bokförings- och lagersystem och se vilka integrationer som installerats.
  • Välja modelldatabaser. Valda modellkategorier visas i Modell-vyn och vid val av modell under skapande eller förändringar av Serviceobjekt. 

Lägga till, ta bort och Ändra rättigheter för användare

Lägga till ny användare

Varje ny användare genererar en ny licens. Er debitering ändras automatiskt. Läs mer: Lägga till användare

Hantera rättigheter för användare
  1. Klicka på användaren du vill ändra rättigheter eller inställningar för. Tre val kommer upp:
    a) Ändra rättigheter,
    b) Ändra användarinställningar
    c) Inaktivera
  2. Klicka på den inställning du vill ändra.

a) Under Ändra rättigheter finns en mängd olika inställningar för varje funktion i Serviceprotokoll du kan göra för varje medarbetare, t ex vad som ska visas för medarbetaren, om hen har möjlighet att skapa, redigera eller ta bort ordrar och dokument.

Lägga till ny extern resurs

Du kan lägga till externa användare med begränsade rättigheter i systemet. Dessa markeras med texten (extern) i listan över användare. Läs mer om externa resurser här.

Använd mallar

Du kan också skapa en mall för rättigheter. När du sedan lägger till användare väljer du enkelt en mall som passar.

Så här gör du för att skapa en rättighetsmall:

Gå in på en befintlig användare och klicka på Skapa en ny mall. 
Döp mallen och klicka för de rättigheter som ska aktiveras i mallen.
Du kan skapa flera mallar med olika inställningar.

Självklart kan du göra ändringar i rättigheterna för enskild användare utan att det påverkar mallen.

b) I Ändra Användarinställningar kan sådant som arbetstid, anställningsnummer, aviseringar via e-post/sms mm anges. Här kan du också ge medarbetare en färgkod som sedan syns i Planeraren.

c) Inaktivera innebär att användaren finns kvar i systemet men ni betalar inte licens för användaren. Systemet hanterar detta automatiskt. Du behöver inte anmäla att en medarbetare/användare är inaktiv/slutat. All historik för användaren sparas. Vid behov (pga GDPR t ex) kan användarens namn anonymiseras så ni ändå kan behålla historik och spårbarhet. Kontakta oss så fixar vi det!

Se också Ändra användargruppinställningar om du vill skapa grupper/avdelningar och lägga till användare i dessa.

2. Ändra anläggningsinställningar

Lägg till egendefinierade fält samt skapa förval/förslag för fälten.

3. Ändra användargruppsinställningar

Här ser du alla användare och kan gruppera användarna i fler grupper/avdelningar.

Namnge de nya grupperna och lägg till medlemmar i gruppen genom att hålla muspekaren på “prickarna” och dra in användaren till gruppens namn.

4. Ändra arbetsorderinställningar 

Mer detaljerad information finns under Skapa och hantera arbetsorder.

Här anger du till vilken e-postadress meddelanden om artiklar att beställa, beställa artiklar och levererade delar ska skickas. E-postmeddelandet skickas när arbetsordern sparas, med information om status.

Här kan du också göra inställningar för att underlätta och standardisera ifyllning av ordrar.

  • Ange beskrivningsförslag.
  • Ange åtgärdsförslag.
  • Utskriftsinställningar: Visa signaturer, Visa bilder, Visa hela egenkontroller
  • Välja inställningar för listläge: 
    • Sortera på löpnummer som standard.
    • Sätt till påbörjad vid tilläggning av artiklar. Dvs, så fort du börjat plocka och lägga till artiklar på en arbetsorder sätts status som påbörjad.  
  • Lägga till fält för Egendefinierad status samt sätta egna färger på dessa. (Här ett exempel på Egen status: Panikorder/Bråttom/Normal/Vägen förbi).
  • Lägga till artiklar för snabbtilläggning med artikelnummer, antal mm samt vilka Undergrupper dessa visas för (om ni använder funktionen Undergrupper)
  • Lägga till Egendefinerade fält och ange om dessa fält även ska synas på undergruppernas arbetsordrar.
  • och en rad olika Vyinställningar för arbetsordrar – vad som ska visas på och krävas för arbetsordrar.

5. Ändra artikelinställningar

Här kan du ställa in:

  • eventuella standardpåslag
  • skanningsbara sträckkodsformat
  • vilka artikelgrupper som är standard och om de ska inkluderas i modellsök
  • om vyn ska Separera tidsrapportartiklar. Förinställda värdet är att inte visa Tid som en separat del i arbetsordrar utan under Artiklar.

6. Ändra chattinställningar

Ta bort och ändra namn på chattar.

7. Ändra felanmälaninställningar

Här anger du tid tills påminnelse (notifiering) om att en felanmälan väntar skickas till era tekniker. Om en kund är kopplad till en särskild tekniker/resurs går felanmälan och påminnelse endast till hen.

Notifieringar skickas likadant i hela systemet. Det går att välja om man ska få notisen i mobilen, via SMS eller via mail. Eller en kombination av dessa. Inställningarna för detta gör användaren själv genom att klicka på sitt användarnamn.

Här kan du också skapa fält för Egendefinierad status för Felanmälan.

8. Ändra gruppinställningar, skapa undergrupper

Under denna flik lägger du till undergrupper. Undergrupperna är sedan valbara på Arbetsordrar.

Undergrupper kan användas om företaget består av olika bolag som har olika organisationsnummer och olika faktureringssystem. Genom att skapa undergrupper kan alla företag/avdelningar dela på resurser, kunder, ordrar och artiklar. Undergrupper kan också användas för att särskilja olika avdelningar/kompetenser som då t ex kan kopplas ihop med vanligt förekommande artiklar inom avdelningen/kompetensen.

Till undergrupperna kan kopplas egendefinierade fält för arbetsordrar genom att ange om dessa ska inkluderas eller ej. Den inställningen görs under “Ändra arbetsorderinställningar”.

9. Ändra inköpsorderinställningar

Här kan du ange en e-postadress dit ni vill att inköpsordrar skickas som standard.

10. Ändra inställningar för Planeraren

Dessa inställningar kan göras:

  • Visa serienummer på bokningar.
  • Visa kundnamn på bokningar.
  • Visa anläggningsnamn på bokningar.
  • Visa månadsvy på kalender.
  • Visa veckovy på kalender.
  • Visa dag på resursvyn.
  • Visa månad på resursvy.

11. Ändra kontaktordersinställningar

Här kan du ange:

  • statusförslag som sedan syns i dina kontaktordar,
  • ställa in listläget, dvs hur du vill att ordrarna ska sorteras: Sortera på löpnummer som standard eller ej.

12. Ändra kundinställningar

Här kan du lägga till egendefinierade fält i registeruppgifterna om en Kund samt skapa förval/förslag för fälten.

Här gör du också inställningarna för om systemet:

  • automatiskt ska generera nästa kundnummer
  • inkludera kundnummer i visningsnamnet
  • visa anläggningsnamnet istället för kunden i listvyer
  • visa fält för kostnadsställe (gäller även ordrar)
  • visa ordernummer (gäller även ordrar).

13. Ändra lagerinställningar

Här anger du om du vill “Autogenerera lager”.
Autogenerera lager görs en gång och då vid initieringen av lager. Detta är för att ”synka” över all information från lagret i Visma till lagret i serviceprotokoll.se. Denna knappen finns inne på integrationen med Visma bara.

14. Ändra offertinställningar

Här ställer du in om det på offerten ska finnas fält för betalningsvillkor (dagar) och dröjsmålsränta (%). Skriv endast in siffror i fälten.
Ändrar ni villkor eller ränta ändras dessa interedan sparade offerter.

15. Ändra serviceobjektsinställningar

Här väljer du vilka fält som ska visas (aktiveras) på ett serviceobjekt.

  • Faktureras annan kund
  • Uthyrd till annan kund
  • Årsmodellsfält
  • Serienummersfält
  • Maskinnummersfält
  • Autogenerera maskinnummer
  • Kontaktperson för serviceobjekt

16. Ändra serviceorderinställningar

Här kan du ställa in: 

  • Visa ytterligare information om serviceobjektet i serviceordern.
  • När du skapar ett objekt med serviceintervall kan du ange ett namn för serviceintervall t ex Årsservice. Här väljer du om det namnet ska visas i listan på serviceordrar.
  • Inställningar för listläget, dvs hur du vill att ordrarna ska sorteras: Sortera på löpnummer som standard.

17. Ändra serviceprotokollsinställningar

Här kan du: 

  • göra inställningar för vilka fält som ska komma med i en utskrift, 
  • ange beskrivningsförslag i kommentarsfältet.
  • sätta en “header” (huvud) på utskriften av protokollet. Exempel “Ackrediterad service för xxx”

18. Ändra tidsrapportsinställningar

Här kan du ange beskrivningsförslag för tidsrapporterna. Beskrivningstexterna kan också ändras och kompletteras direkt i Tidsrapport.
Under Vyinställningar: Exkludera ordrar från tidssummering ställer du också in om artiklar/tid som är lagda på en order ska komma med i summeringen för dagen i tidsrapporten. Denna används om tekniker själva ska rapportera tid och systemet inte ska föreslå tider.

19. Ändra timerinställningar

Här kan du ställa in:

  • standardartikel (artikelnummer) för kilometerkostnad, resetid och arbetstid för Timer.

20. Ändra utskriftsinställningar

QR-kod
Här väljer du om er logga ska finnas på QR-koderna ni skapar för era serviceobjekt.

Skapa en sidfot för era utskrifter
I inställningarna för sidfoten lägger du till sådant som telefon, webbadress, organisationsnummer, bank/postgiro …

OBS! Namn på ert företag och adress hämtas från uppgifterna om ert företag på startsidan för gruppinställningar. Finns ingen adress angiven där visas inte heller ert företagsnamn i sidfoten. Klicka på Ändra längst ner på sidan för Gruppinställningar om du vill lägga till eller ändra er adress.