Kundregister


Läs också:

> Lägga till inloggning på kund. Kunden kan då t ex se protokoll och lägga felanmälningar.

En kund är det som knyter samman servicesystemet och innehåller allt från anläggningar till samtliga ordrar och serviceprotokoll.

Kunden innehåller ett namn och ett kundnummer. Kundnumret används för koppling med bokföringsprogram och för att enkelt kunna särskilja kunderna åt. Det är ert interna kundnummer ni skall använda här. Ett kundnummer kan bara ändras i efterhand av administratören. Se mer under Information till administratörer.

För att ladda upp ett befintligt kundregister se sidan ”Ladda upp register”.

Så här gör du för att lägga till kund:

  1. Logga in på ditt konto.
  2. Gå till Register > Kund.
  3. Tryck på knappen med +tecknet till höger om sökrutan.
  4. Fyll i de nödvändiga fälten.
    • Under organisationsnummer, fyll i org.nr. och klicka på förstoringsglaset för att hämta kundens namn och adress automatiskt från Bolagsverket.
    • Under rubrikerna Serviceartiklar och Arbetsordersartiklar läggs artiklar till som ska läggas till automatiskt när kunden valts i service- respektive arbetsorder. T.ex. kan en fast kostnad för resa läggas till enligt överenskommelse med kunden. Tekniker på plats behöver på så sätt inte hålla ordning på vad som skall skrivas in för den specifika kunden.
    • Kunden har stöd för tre olika adresser; Besöksadress, Faktureringsadress och Postadress. För att lägga till de två sistnämnda använd knapparna ”+ Lägg till faktureringsadress”, respektive ”+ Lägg till postadress”.
    • Kunden kan ha flera kontaktpersoner och dessa lägger du till genom att tryck på knappen ”+ Lägg till kontaktperson”. När en kontaktperson läggs till kan även valet för ”Skicka serviceprotokoll” göras. Om denna knapp är ikryssad så skickas serviceprotokoll till kontaktpersonens mailadress när knappen ”Skicka protokoll” används på ett serviceprotokoll.
    • Sök och välj eventuella rabattbrev. Sätt markören i fältet så listas alla inlagda rabattbrev.
    • Du kan också ange information för skattereduktion för bostadsrättsförening.
    • Kommentarer du skriver i kommentarsfältet visas inte för en inloggad kund.
  5. När du är klar trycker du på knappen ”Spara” längst ned på sidan för att spara den nya kunden.

Så här gör du för att ändra i uppgifterna om en kund:

  1. Logga in på ditt konto.
  2. Gå till Register > Kund.
  3. Leta upp den kund du vill ändra i listan, antingen genom sökfunktionen eller genom att scrolla ned.
  4. Tryck på kunden.
  5. Gå längst ned på sidan och tryck på knappen ”Ändra”.
  6. Gör din ändringar.
  7. När du är klar trycker du på knappen ”Spara ändringar” längst ned på sidan för att spara de nya uppgifterna.

Söka efter kund

Sökfilter
3 streck kan betyda lite olika saker

I sökfältet kan du söka efter kunder på namn, kontaktperson och epostadress. Genom att klicka på ”bocken” efter sökfältet kan du ställa in olika sökfilter.
Dina inställningar här används också om du vill ta ut en lista över kunder. Klicka på symbolen med de tre ”reglagen”.

Lägga till en order, felanmälan mm på kunden

Gör så här:

  • Leta reda på kunden.
  • Scrollar längst ner.
  • Klicka på knappen Lägg till.
Här ser du vad du kan lägga till direkt på kunden.

Information till administratören

Inloggning med ert administratörskonto krävs.

Ändra kundnummer

Ett kundnummer kan bara ändras i efterhand av administratören. Leta reda på kunden i registret och klicka på knappen Ändra längst ner.

Modulinställningar

Det finns en hel del inställningar som kan göras för kundregistret.

  • Generera automatiskt nästa kundnummer 
    Systemet lägger automatiskt till ett kundnummer när du lägger till en ny kund.
  • Inkludera kundnummer i visningsnamnet.
    Kundnumret syns över kundnamnet i listvyer, t ex i registret över kunder och innan kundnumret i listvyer för ordrar.
  • Visa anläggningsnamnet istället för kunden i listvyer.
  • Visa fält för kostnadsställe (gäller även ordrar) 
    Fältet läggs till på kundkortet och ordrar kopplade till kunden.
  • Visa ordernummer (gäller även ordrar) 
    Visar kundens ordernummer.
  • Kräv kundens ordernummer på ordrar.
    Ordrar kan inte sparas utan att kundens ordernummer anges.

Vyinställningar
  • Visa serviceartiklar
    Visar de serviceartiklar du lagt in på kunden – se punkt 4 ovan.
  • Visa arbetsordersartiklar
    Visar de arbetsorderartiklar du lagt in på kunden – se punkt 4 ovan.

Egendefinierade fält

Du kan skapa egna fält för information om kunder. Läs mer om egendefinierad fält.

Rättigheter för användare som berör kund 

Visa, Visa (endast) tilldelade, Ändra, Ändra (endast) tilldelade, Skapa, Ta bort, Uppladdning, Skapa kundanvändare, Ändra kundanvändares rättigheter, Ta bort kundanvändare, Tilldela, Ta bort uppladdade filer.

Med rättigheten Tilldela kan du välja ut en användare (tekniker e dyl) som ansvarig för kunden. Det gör du antingen genom att gå in på kunden, scrollar längst ner och klicka på Tilldela
eller genom att välja listvy (knappen med tre vita streck) i kundregistret, klicka på kugghjulet och välja Tilldela i listan.
En meny med alla användare i gruppen öppnas. Välj användare och klicka på Klar. En notifikation skickas till användaren med informationen att hen tilldelats en kund.

Användaren kommer nu automatiskt att tilldelas och få notifikation om alla ordrar och felanmälningar som berör kunden. Kunden meddelas dock inte.

För att ta bort teknikern från en kund gör du på samma sätt men klickar ur bocken i listan över användare. En notifikation skickas till användaren om att hen inte längre är tilldelad kunden.

Här ser du menyn som öppnar sig när du klickat på "kugghjulet" och kan välja att Tilldela kunden en tekniker.

För att ytterligare koppla ihop en kund och en tekniker kan ni gå till integrationsinställningarna för Visma, för er som använder det systemet.

Logga in med ert admin-login, klicka på Lägg till integrationer under Gruppinställningar.
Klicka i ”Lägg tilldelad i vår referens.”