Lägga till och hantera arbetsorder



Läs också:

En arbetsorder är ett arbete som ska utföras, men inte räknas som en återkommande service. Används vid t.ex. reparationer och installationer.

Det finns en mängd inställningar för att anpassa arbetsorder efter ditt företags behov. Därför är dokumentationen här en (1) version av hur det kan se ut och om du inte ser funktioner som presenteras här på sidan beror det på de inställningar som ni valt.

Du kan skapa en arbetsorder genom att klicka på Utför – Arbetsorder, i samband med en felanmälan och efter en utförd service.

Här ser du sektionen Uppdrag och Egenkontroll från en arbetsorder.

Så här gör du för att lägga till arbetsorder:
  1. Logga in på ditt konto.
  2. Gå till Utför > Arbetsorder.
  3. Tryck på knappen med symbolen ”+” höger om sökrutan.
  4. Fyll i de nödvändiga fälten.
  5. När du är klar trycker du på knappen Spara längst ned på sidan för att spara den nya arbetsorder.

När arbetsordern sparats visas datum för skapandet och (om ni valt den inställning – se mer under Gruppinställningar) i en dropdown-lista ser du datum och namn när och av vem ordern ändrats.

Sök Arbetsorder 

Klicka på denna knapp för att filtrera din sökning.
Exempel: välj de som är tilldelade dig, avgränsa på datum, kund mm.

Vill du använda samma filter fler gånger kan du välja att Spara inställningarna (längst ner till höger i rutan).

Bläddra-knappar

Du kan bläddra mellan arbetsordrarna, dels genom att klicka på en order i listan, dels genom att bläddra med pilarna i övre högra hörnet inne på en order.

Har du använt ett filter för din sökning bland ordrar bläddrar du bland det urvalet.

Vill du söka fram en specifik order och känner till numret kan du skriva en asterisk * före numret.

3 streck kan betyda lite olika saker

Genom att klicka på denna symbol kan du få fram listor över arbetsordrar och kan hantera flera ordrar samtidigt, t ex Skriva ut listan, Skicka order till bokföringsprogram, signera

Bild 1: vyinställning
Bild 2: +tecknet
Sortera listan

Du kan sortera arbetsordrarna i listan. Gör så här:

  1. Klicka på den högra delen av symbolen (bild 1: vyinställning).
  2. Klicka på det lilla plustecknet (bild 2) till höger över listan.
  3. Välj kategorier som ska synas.

Vill du ändra ordningen dra kategorierna dit du vill ha dem.

Vill du ta bort en kategori drar du kategorien till +tecknet (samma som du klickat på för att lägga till) och släpper kategorin där.

Ta ut lista över arbetsordrar
Sökfilter

Välj först hur du vill filtrera din lista genom att klicka på filter-knappen och göra ditt urval.

Ladda ner/exportera lista

Klicka sedan på denna knapp. Listan skapas som en csv-fil.

Här går vi igenom de olika fältet på en arbetsorder i den ordning de ligger när du skapar en arbetsorder.

Vilka fält och funktioner du ser beror på vilka inställningarna ni valt, om du skapar en nya arbetsorder eller utför uppdraget i arbetsordern. Dessa inställningar görs genom att logga in med ett admin-konto. Läs mer om inställningar och rättigheter för arbetsorder längst ner på denna sida.

Egendefinierade fält är sådana ni skapar själva så exemplen här är helt påhittade och anges här som Eventuell.


Undergrupp

Om ni använder funktionen undergrupper väljer du vilken undergrupp som ska kopplas till arbetsordern.

Har ni lagt till egendefinierade fält för en undergrupp kommer de automatiskt att läggas till arbetsordern.

Planerad

Ange datum för när arbetet planeras att utföras.

Kund

Skriv kundens namn i rutan. Sökfunktionen (klicka på förstoringsglaset) hjälper dig att leta rätt på befintliga kunder. Finns inte kunden med i listan skriver du kundens namn. Du får då frågan om du vill lägga till kunden. Svara ja så läggs kunden till automatiskt. Vill du direkt fylla i fler uppgifter om kunden klickar du på +Lägg till kund. En ny flik i din webbläsare öppnas där du kan fylla i alla uppgifter i ditt Kundregister.
Fältet är obligatoriskt.

Anläggning

Fyll i anläggningens namn. Sökfunktionen (klicka på förstoringsglaset) hjälper dig att leta rätt på befintliga anläggningar.

Finns inte anläggningen med i listan skriver du in anläggningens namn så sparas den automatiskt i Anläggningsregistret.
Vill du fylla i adress för anläggningen samtidigt klicka på +Lägg till anläggning så öppnas en ruta där du kan fylla i adressen. Klicka på Lägg till när du är klar.

Vill du ange fler uppgifter än adressen om anläggningen, klicka direkt på knappen Mer så öppnas anläggningen i ditt Anläggningsregister. (Öppnas i en ny flik i din webbläsare.) Fyll i och spara uppgifterna. Nu kan du stänga den fliken och gå tillbaka till fliken med din arbetsorder.

Skiljer sig faktureringsadressen från serviceobjektens adress ska en anläggning väljas eller läggas till.

Eventuella Egendefinierade fält

I ett egendefinierat fält bestämmer ni själva vad som ska efterfrågas. Det skulle t ex kunna vara ett fält kallat “SÄRSKILDA UPPLYSNINGAR”. Dessa fält skapas med hjälp av ett administratörslogin. Läs mer HÄR. Ni kan skapa valfritt antal egendefinierade fält.

Kontaktperson/beställare

Här kan du antingen söka på kontaktpersoner/beställare för kunden/anläggningen eller lägga till ny kontaktperson/beställare. Uppgifterna sparas så du snabbt kan söka fram dem till nästa gång.


Faktureras

Här anger du information som behövs när annan kund än den som angetts på arbetsordern ska faktureras.

Kostnadsställe

Om ytterligare information angående kostnadsstället behöver finnas med på fakturan så kan den anges här.

Kundens ordernummer

Fyll i vid behov.


Eventuell Egen status

Egen status är fält som formuleras och ställs in av er själv, t ex om det ska vara obligatoriskt att ange egen status. Inställningarna för detta görs via ert administratörskonto. Se mer info under Grupp- och modulinställningar.


UPPDRAG

En arbetsorder kan innehålla flera uppdrag. Ett uppdrag innehåller en beskrivning, åtgärder och artiklar. För att lägga till ett nytt uppdrag klickar du på Lägg till uppdrag-knappen. Ett uppdrag ligger i eget fält med blå bakgrund för att du lätt ska se uppdragets olika delar.

QR-symbolen

Ser du denna symbol kan du använda mobilens kamera för att läsa av qr-koden på serviceobjekt. Då fylls alla uppgifter inlagda på serviceobjektet i automatiskt.

Serviceobjekt

Serviceobjekt inlagda på kunden i kundregistret kommer upp när du sätter markören i rutan.

Finns inte serviceobjektet i listan kan du lägga till det genom att klicka på + Lägg till ett nytt serviceobjekt.

Beskrivning

Beskrivningarna används för att identifiera arbetsordern. Skriv en kort beskrivning av vad som behöver göras. Beskrivningen visas i listan över arbetsordrar som stöd för identifiering.

Fel/Orsak

Om det gäller en felanmälan anger du felet här.

Åtgärder

Under åtgärder listar du vad som gjorts och datum för åtgärden.

Tid

Om ni valt att separera tid från artiklar finns fält för detta här. Detta är en inställning som görs med ett admin-konto.

Artiklar

Ange artiklar som behövs för uppdraget och använda artiklar. Du kan se vem som lagt till artiklarna och priset för dessa om ni har den funktionen. 

Artikelsökfunktionen hjälper dig att hitta rätt. Du ser senast använda artiklar samt det valda serviceobjektets artiklar. Detta gäller för alla artikelsökfält. Priser hämtas från artikelregistret.

Att se pris, netto/brutto och rabatt är en inställning på användarrättigheter som görs med ett admin-konto.

Prisfälten i en arbetsorder
Streckkodssymbol

Streckkodssymbolen visar att du kan använda mobilens kamera/streckkodsläsare för att läsa av en streckkod för att lägga till artiklar.


Artiklar att beställa

Klicka på +Lägg till artikel för att lägga till artiklar som behöver beställas för att slutföra uppdraget.
NOTE: Dessa artiklar skickas inte med till fakturan. Vill du det kan artikeln konverteras till en använd artikel genom att klicka på den gröna pilen så flyttas artikeln över. 


Egenkontroll

Här lägger du till eventuella egenkontroller. En egenkontroll skapar du under menyn Funktion > Egenkontroll. Se mer under Skapa mallar.

Övriga artiklar

Övriga artiklar kan vara sådana som inte direkt hör till uppdraget. Det är en separation som kan användas om du vill särskilja i statistiken.

Har ni valt att separera tid/artiklar så kommer det upp Tid och Artiklar både under Uppdraget och under Övriga artiklar.
Detta är en inställning som görs i gruppinställningar – arbetsorderinställningar.


Bokad

Ange vem/vilka som ska utföra uppdraget (resurs) samt bokad dag och klockslag. Klicka på +Lägg till en bokning.


Kommentarer

Här kan du lägga ytterligare information. Kommentarerna visas som default inte för kunden. Vill du låta kunden se kommentarerna kan du ändra det när du sparat ordern. Läs mer om kommentarer här.

Pratbubblan och en siffra visar att det finns en kommentar

Denna symbol med en siffra visar att det finns kommentarer i en arbetsordern. Symbolen visas i listorna med arbetsordrar (dock ej om du valt listläget).



SPARA

När du fyllt i alla uppgifter för arbetsordern klickar du på Spara.

Signera

För att godkänna en utförd arbetsorder krävs en signatur. Denna signatur kan antingen ansvarig tekniker eller kund fylla i. Är arbete på arbetsordern utförd vid flera olika tillfällen delsigneras arbetsordern.

Även om du signerat ordern kan du fortfarande lägga till rader (artiklar, åtgärder) i arbetsorder men inte ändra i de redan signerade raderna. Klicka på Ändra.

Ett namnförtydligande ligger automatiskt för det namn du angett under dina kontoinställningar. Om du ber en annan användare eller en kund signera arbetsordern skriver du in ett nytt namnförtydligandet i fältet. 

När du signerat ordern kan du markera den som Klar för fakturering och/eller Skicka order till bokföringsprogram. Nu går det också att Generera faktureringsunderlag.



Mer att göra

Ändra, Tilldela, Ladda upp dokument, E-posta protokoll, Makulera, Ta bort, Göra till återkommande.

Ang Ta bort/Makulera
Om du väljer att ta bort en order försvinner den helt, inklusive historiken kring ordern. Väljer du makulera finns historiken kvar och markeras med ett stort rött kryss i listan över arbetsordrar och i Att göra.

Ang Ladda upp dokument
För att kunna ta bort dokument behövs en särskild rättighet som en administratör kan tilldela dig.
Behöver du byta namn på ett dokument gör du det lokalt på din enhet, laddar upp dokumentet igen och ta bort det gamla. Det går inte att byta namn på ett redan uppladdat dokument.

Använder du mobil för att ta foton som bifogade dokument skickas fotot direkt till arbetsordern. De sparas inte på din mobil.


Information till administratören

Det finns en rad inställningar för arbetsorder och rättigheter som kan göras. Läs gärna:

Lista på modulinställningar / #arbetsorderinställningar
  • Epost för artiklar att beställa.
    Ange en epostadress som ska ta emot epost om artiklar som behöver beställas. Dessa skickas automatiskt när en arbetsorder sparas.
  • Epost för beställda artiklar.
    Ange epostadress som ska ta emot epost om artiklar som har beställts. Dessa skickas automatiskt när en arbetsorder sparas.
  • Epost för levererade delar.
    Ange epostadress som ska ha epost när delar levererats. Dessa skickas automatiskt när en arbetsorder sparas.

  • Beskrivningsförslag.
    Ange förslag på t ex vanligt förekommande beskrivningar av uppdraget.

  • Åtgärdsförslag.
    Ange förslag på t ex vanligt förekommande åtgärder för uppdraget.

  • Utskriftsinställningar:
    • Visa signaturer (på utskriften).
    • Visa bilder (på utskriften).
    • Visa hela egenkontroller (på utskriften).

  • Inställningar för listläge:
    • Sortera på löpnummer som standard.
    • Sätt till påbörjad vid tilläggning av artiklar.
    • Visa undergruppsskiftare.
      De olika undergrupperna syns som menyflikar över arbetsorderlistan så att du snabbt kan välja att se arbetsordrar för respektive undergrupp.

Egendefinierade statusar

Klicka på +Lägg till status. I ett textfält skriver du in de olika uttryck för status ni vill använda. Välj färg som statusen ska få i listan över arbetsordrar. Färgen läggs som en smal remsa på symbolen för arbetsordern – se bild/symbol nedan.
Det går att ändra ordningen på statusfälten genom att dra i de tre prickarna till vänster.
En drop-down-meny skapas på arbetsordern där du sedan väljer vilken status som gäller för den aktuella ordern.
Ska det vara obligatoriskt att ange status väljer du den inställningen – se längre ner i denna lista under Kräv egendefinierad status för att signera ordern respektive spara order.

En arbetsorder. Den smala gröna remsan berättar att ordern har en egendefinierad status

Vyinställningar
  • Visa kundkommentar på order.
    Kommentarer du lagt på Kunden i Kundregistret visas på ordrar under kundens namn.
  • Visa anläggningskommentar på order.
    Kommentarer du lagt på Anläggningen i Anläggningsregistret visas på ordrar under anläggningens namn.
  • Visa serviceobjektskommentar på order.
    Kommentarer du lagt på serviceobjekt i serviceobjektregistret visas på ordrar under serviceobjektets namn.
  • Inaktivera klarmarkering om det finns artiklar att beställa.
    När du klickar på Klar att fakturera kommer en ruta upp som informerar om att det finns artiklar att beställa och ordern kan därför inte markeras som Klar att faktureras.
  • Tilldela användaren som signerar ordern till ordern automatiskt.
  • Ta med egendefinierade fält på PDF.
  • Ta med egendefinierad status på PDF.
  • Ta med skapad-datum på PDF.
  • Kräv åtgärder för att skicka order.
    Du måste ha angett en eller flera åtgärder innan du kan skicka ordern till bokföringsprogrammet.
  • Kräv serviceobjekt för signering.
    Arbetsordern går inte att signera utan att det finns ett serviceobjekt kopplad till ordern.
  • Kräv drifttid på serviceobjekt om räkneverk finns.
    Arbetsordern går inte att spara utan att aktuell drifttid fyllts i.
  • Kräv egendefinierad status för att signera ordern.
    Du kan inte signera ordern utan att ha valt en egendefinierad status. Egendefinierad status skapar ni utifrån era egna behov. Se Egendefinierad status.
  • Kräv egendefinierad status för att spara order.
    Du kan inte spara ordern utan att ha valt en egendefinierad status. Egendefinierad status skapar ni utifrån era egna behov. Se Egendefinierad status.
  • Visa knapp för att lägga till åtgärd i detaljvyn.
    Knappen + Lägg till åtgärd syns under fältet UPPDRAG – Åtgärder så att du snabbt kan lägga till åtgärder. Du behöver alltså inte klicka på Ändra först.
  • Kräv pris på samtliga artiklar.
    Pris måste anges för alla artiklar du lägger till på ordern.
  • Visa adress.
    Visar besöksadressen (i text) på arbetsordern.
  • Visa senaste ändringar.
    I översta delen av ordern visas fältet Senast ändrad:. I en dropdown-meny ser du när och vem som gjort ändringar på ordern. Fältet visas först när det finns ändringar.
  • Kräv kontaktinformation för att spara ordern.
    Du måste ange en kontaktperson för att kunna spara arbetsordern.
  • Lägg till nya modeller i modelldatabas.
    När du lägger till ett serviceobjekt och anger en ny modell läggs den till i ”Gruppens modeller”.
  • Föreslå dagens datum som planerat datum vid skapande av arbetsorder.


Artiklar för snabbtilläggning

Här kan du lista artiklar som är alltid kommer upp som förslag när du skapar en arbetsorder. Har ni undergrupper ställer du in om alla eller bara valda undergrupper ska få upp artiklarna.


Egendefinierade fält

Läs mer om egendefinierade fält HÄR.

Rättigheter för användare som berör arbetsorder

Visa, Visa (endast) tilldelade, Ändra, Ändra (endast) tilldelade, Skapa, Ta bort, Fakturera, Generera faktura, Tilldela, Tilldela sig själv, E-posta protokoll, Skicka bokningsbekräftelse, Sätt till återkommande, Signera, Ta bort uppladdade filer, Ta bort egenkontroll från order.

Övrigt Rensa signaturer
Samtliga signaturer på en order tas bort.

Rättigheter för användare som berör qr-verifiering

Aktivering och  Utföra.
Aktivering innebär att användaren har rätt att aktivera qr-verifiering på serviceobjekt.

Rättigheter för Serviceobjekt, Kund och Anläggning påverkar också vad du kan göra på en arbetsorder.