Offert


Offert-funktionen hjälper dig att snabbt skriva ihop en offert med alla nödvändiga uppgifter. Du hittar funktionen under Utför.

Offerten kan skrivas ut t ex som pdf. När kunden godkänt offerten genererar du med ett enda klick en arbetsorder.

Sök offerter

I sökfältet söker du på kundens namn eller kundnummer.

En ruta med en bock = filter

Klicka på denna symbol om du vill öppna sökfiltret. Då kan du ange datumintervall på offerten du söker.

Så här ser listan med dina skapade offerter ut. Klicka på ”kugghjulet” om du vill ändra, visa eller ta bort offerten. Du kan förstås också öppna offerten genom att klicka varsomhelst i fältet för respektive offert.

Färger och symboler

Färger och symboler är desamma som i systemets ordrar med tillägget att man ser om en offerten är skickad till kunden för godkännande.

Grön / telefon = Offerten är skriven men ej hanterad.

Orange = Offerten/försäljning är skickad till kunden för godkännande och signering.

Lila = Offerten är godkänd och signerad av kunden och en order är skapad. Symbolerna visar vilken sorts order som är skapad (Arbetsorder/verktyg, Serviceorder/klocka osv)

Blå = Ordern är påbörjad/Klar för fakturering eller Fakturerad

Ett plustecken

Klicka på plustecknet för att skapa en ny offert. Fyll i de uppgifter ni vill ha med.

Kund

Sök bland era kunder. Finns inte kunden fyller du i namnet och systemet lägger automatiskt till kunden i Kundregistret.

Uppgifterna om betalningsvillkor och dröjsmålsränta hämtas från inställningarna ni gjort i Offertinställningarna. Se mer nedan under Inställningar för offert.

Giltighetstid

Fyll i datum för offertens giltighetstid.

Leveransadress

Fyll i leveransadress om den är annan än kundens adress.

Beskrivning och artiklar

Beskriv innehållet i offerten och lägg till de artiklar som ska ingå i offerten. Artiklarna hämtas från artikelregistret.

För att ange en standardbeskrivning som automatiskt fylls i när du skapar en offert logga in med ert adminkonto och klicka på Modulinställningar/Offertinställningar. Se mer under Information till admin.

Spara

Glöm inte att spara offerten.

Övrigt

Signera offerten om så önskas.

Generera order med alla uppgifter ifyllda genom att klicka på:

  • generera arbetsorder
  • generera serviceorder
  • generera försäljningsorder

Ladda upp dokument

Du kan också ladda upp dokument kopplade till offerten, t ex villkorsbilagor, ritningar, foldrar …

Skriva ut offerten

Du kan e-posta pdf direkt genom att klicka på Skicka e-post eller så väljer du Skriva ut/spara som pdf.

Om ni lagt in en logga och valt att använda en sidfot kommer dessa med på den utskrivna offerten. Inställningar för detta gör du under Gruppinställningar – Modulinställningar – Utskriftsinställningar.

Offerten kan också skickas via e-post som pdf. Offerten döps till OF och numret på offerten. Detta kan du ändra när du skickar.

Generera arbetsorder, serviceorder eller försäljningsorder

Klicka på generera arbetsorder, serviceorder eller försäljningsorder för att skapa en order utifrån offerten.

När du genererar en försäljningsorder skapas samtidigt en följesedel att skriva ut eller e-posta. På följesedeln anges också de eventuella villkor som skrivits in i offerten.

Godkänna och signera offerten digitalt

Klicka på E-post / SMS längst ner på sidan. Fyll i kundens e-post och klicka på skicka. Ett e-postmeddelande med offerten som pdf går då till kunden för genomläsning. Använder ni digital signering skickas dessutom en länk med i e-postmeddelandet som kunden klickar på och sedan signerar. När kunden signerat ser du det genom att offerten byter färg till lila.

Information till administratörer – Inställningar för offert

Logga in med ett admin-login. HÄR kan du läsa mer om hur du gör det.

Gruppinställningar
  • Använd extern signering.
    Denna funktion gör att du kan skicka offert med e-post för signering digitalt direkt av kunden. Signeringen görs via en extern krypterad tjänst och varje signering har en unik ”nyckel”.
Inställningar
  • Använd betalningsvillkor 
  • Använd dröjsmålsränta 
  • Standardbetalningsvillkor (dagar)
  • Standarddröjsmålsränta
  • Standardbeskrivning
    Här skriver du in den text som du vill ska läggas till på en offert automatiskt. Texten kan ändras på den enskilda offerten utan att det påverkar denna text.

Ändring i offertinställningarna påverkar inte redan skrivna och sparade offerter.

Rättigheter för användarinställningar som berör offert

Skapa, Visa, Ändra, Ta bort, Ta bort uppladdade filer kopplade till offert, Skicka, Makulera