Planeraren, Resurs och Uthyrning


I Planeraren ser du som användare dina tilldelade ordrar eller alla aktuella bokade ordrar, beroende på vilka rättigheter du har i systemet.

Som arbetsledare kan du i Planeraren tilldela resurser bokade ordrar och planera dagens, veckans och månadens arbete. Vi rekommenderar att du jobbar i Planeraren via en dator då funktionen inte är optimerad för små skärmar och mobila enheter.

Vill du koppla ihop Planeraren med en google-kalender går du till dina kontoinställningar genom att klicka på ditt användarnamn. Scrolla längst ner på den sidan så hittar du knappen Koppla samman med google-konto.

I Planeraren finns tre flikar – Kalender, Resurs och Uthyrning. Uthyrning är än så länge i beta-version.

.

Fliken Resurs ger dig en snabb överblick över vem som är upptagen eller tillgänglig för akuta arbeten. 

Resurser är här lika med medarbetare och användare av systemet. I dokumentationen här använder vi ordet resurser.

Det finns en hel del inställningar som kan göras för Planeraren. Läs mer om admin-inställningar för planeraren.

Längst ner eller till höger om kalendern (beroende på vilken inställning du valt) ser du resurserna i din grupp men kan också välja att se en enskild resurs eller ej tilldelade ordrar. Resurser kan också vara indelade i grupper. Detta görs av en administratör under Modulinställningar – Användargruppsinställningar.

Inställningar du kan göra
Under kugghjulet datumbladet finns inställningar att göra
Inställningar

Vill du ändra hur Kalendern och Resurs visas (fullskärm, tidsintervall, lördag/söndag) klicka på kugghjulet i övre vänstra delen.

Lägg resurserna vid sidan flyttar listan över resurser till vänster om Kalendern. Standard är att listan finns under Kalendern.

Mindre resursdagar gör fälten i kalendern under Resurs mindre.

Har ni inställningen Visa tilldelade planerade ordrar visas ordern ”utgråad” eftersom dessa inte kan flyttas i planeraren utan det måste göras genom att gå in på ordern och göra en bokning.
När du bokat ordern försvinner den från planeraren, då den nu är bokad.

Ställ in klockslag. T ex om du bara vill se den tid du är i tjänst t ex 07:00 – 16:00. Har ni arbete dygnet runt kan ni välja att ange 00:00 – 23:59.

Klicka på kugghjulet igen för att stänga. Ändringarna sparas automatiskt.

Vill du bläddra månads- och veckovis klicka på pilsymbolen.

Ser du månad i kalendern men vill se vecka, eller kunna välja vilket? Läs mer om inställningar för planeraren. Denna inställning kräver ett administratörslogin.

Klicka på kalendersymbolen (fyrkanten med en siffra) så kan du bläddra i kalendern månadsvis via ett popup-fönster samtidigt som aktuell månad/vecka ligger kvar i bakgrunden.

Vad betyder färgerna?

Systemet är färgkodat så du snabbt ser status på en order.
Här kan du läsa mer om färger och symboler.

Rött – missad order, alltså en bokning som förfallit tidsmässigt
Orange – påbörjad
Grön – ett framtida datum
Lila – klar för fakturering
Blå – utförd/fakturerad

Personliga färger

Som standard är alla resurser blåa men det kan vara praktiskt att ge dem olika färger. Detta ställer du in såhär:

  1. Logga in med ert admin-konto.
  2. Gå till Gruppinställningar.
  3. Scrollar ner till Användarinställningar.
  4. Klicka på användaren du vill ändra.
  5. Välj färg under Färg i Planeraren (högerspalten).
  6. Spara.
Exempel från planeraren där medarbetare/resurser fått särskiljande färger
Exempel från planeraren där medarbetare/resurser fått särskiljande färger

Begrepp

Planerad order – detta är ett datum då ordern bör utföras. 

Tilldelad order – en tekniker/användare är tilldelad en order och bör utföras ordern, alternativ är ansvarig för ordern.

Bokad order – en tekniker/användare ska utföra ordern och på en specifik dag och tid.

Kalender

Lägg till en bokning
Klicka på den dag du vill lägga till en bokning. Ett popup-fönster öppnas där du fyller i nödvändiga uppgifter – väljer resurs, anger tid och väljer vilken order bokningen gäller. Klicka på Lägg till.

Lägg till bokning i Planeraren

Ändra datum för en bokning
Dra och släpp ordern i kalendern.

Ta bort bokning
Klicka på bokningen och välj Ta bort och därefter Spara ändringen.

Ändra dag, tid eller tilldelning för en bokning
Klicka på bokningen. Aktuell order är markerad i listan med en blå ram. Gör ändringar och klicka på Spara.

Lägg in ledigheter, sjukdom mm
Klicka på aktuell dag så att bokningsfönstret öppnas. Välj resurs och ange typ av ledighet under TYP. Informationen skickas automatiskt över till tidsrapporten. Klicka på Lägg till.

Resurs

Resursfliken har en lite annan vy än Kalendern. Du kan välja att se dag eller månad. (Inställningsmöjlighet i Gruppinställningar).

Scrolla i sidled (scroll under kalendern) om du vill se längre fram i tid. Använd pilarna för att hoppa till annan månad.

Har du valt att se Månad ser du tillgängliga resurser på vänster sida och ordrarna som de är bokade på i kalendern. Har du valt dag ligger resurserna överst.

Genom att klicka på den lilla fliken till höger öppnar du listan med ordrar.

En ruta med en bock = filter

Du kan söka på ordrar. Klicka på symbolen med en bock om du vill ange filter för att söka mer detaljerat.

Tilldela resurs ett arbete
Dra och släpp en bokad ordern till spalten för en resurs och fältet för bokad datum och starttid. För att ändra tiden drar du i nederkanten till vald sluttid. Bokningar kan du flytta genom att dra och släppa på annan resurs eller tid.

Du kan tilldela samma order till flera resurser genom att hålla nere shift-tangenten och dra ordern.

Lägg till en bokning på resurs
Du kan förstås även i Resurs-fliken klicka på den dag du vill lägga till en bokning. Ett popup-fönster öppnas där du fyller i nödvändiga uppgifter – väljer resurs, vilken order bokningen gäller och anger tid. Klicka på Lägg till.

När du blivit bokad på ett jobb får du en notifikation.

Uthyrning

Serviceobjekt som ni angett som uthyrningsbara visas här. Klicka på en dag för att ange att objektet är uthyrt. Ett fönster öppnas där ni ställer in datum och anger kunden.

För att skapa ett avtal eller en order (försäljningsorder) på en bokning klicka på bokningen och välj vilket du vill skapa. Objektet, kund och datum fylls i automatiskt i den skapade ordern eller avtalet.

Information kring admin-inställningar

Rättigheter för användare som berör Planeraren: Visa, Ändra, Tilldela.

Det finns en hel del modulinställningar som kan göras för Planeraren och som påverkar hur användaren ser planeraren.

Vyinställningar
  • Visa serienummer på bokningar 
  • Visa kundnamn på bokningar 
  • Visa anläggningsnamn på bokningar
  • Visa månadsvy på kalender 
  • Visa veckovy på kalender
  • Visa dag på resursvyn 
  • Visa månad på resursvy
  • Visa alltid beskrivning
  • Skicka notifikation på bokning med ”övrig tid”.
    Välj också ”Färg på Övrig tid.”
  • Använd uthyrning
    Aktiverar modulen Uthyrning i Planeraren samt lägger till fältet ”Uthyrningsbar” på ett serviceobjekt.

Färg på övrig tid

Här väljer du vilken färg som ska markera Övrig tid i Planeraren.