Läs gärna först:
– Lägga till kund
– Lägga till anläggning på kund
– Lägga till ett serviceobjekt
– Modulinställningar för serviceprotokoll (inställningar för utskrift och beskrivningsförslag i kommentarsfältet)
Klicka på den serviceorder i Att-göra-listan du vill hantera.
Gå längst ner på sidan. Genom att klicka på Utför service eller, om service är påbörjad, Fortsätt kommer du direkt till ett serviceprotokoll och kan börja utföra service och fylla i uppgifterna kring servicen.
Klicka på Ändra om du vill ändra i uppgifterna eller lägga till något.
Under Bifoga dokument kan du vill ladda upp dokument, bilder, ta foto o dyl.
Finns flera serviceobjekt på en order kan du välja att delutföra ordern. I exemplet nedan har 124035: Tvättstuga påbörjats och ett protokoll skapats.
Om man väljer att endast utföra arbete på ett av objekten/uppdragen kommer det att markeras med en infoknapp Visa protokoll i direkt anslutning till objektet. Protokollet får serviceorderns nummer + ett löpnummer: ex 107_1.
Genom att klicka på röda krysset i högra hörnet kan du skapa en separat serviceorder för serviceobjektet.
OBS: Detta är en inställning som görs av administratör.
Har du två eller flera serviceobjekt på en serviceorder markeras de som du är klar med med en grön ring runt en blå bock(se bild nedan). Informationen om serviceobjektet ”flikas ihop” för att spara plats i din mobil/dator.
Vill du öppna informationen om objektet klickar du på plustecknet till vänster om objektets namn.
Komplettera information om objektet
Vill du snabbt komplettera eller ändra informationen om serviceobjektet klickar du på ”pennan” efter objektet och en ruta öppnas där du fyller i de nya uppgifterna.
Servicepunkterna och material som behövs för servicen hämtas från själva serviceordern men du kan lägga till både servicepunkter och material genom att klicka på +Lägg till servicepunkt och/eller +Lägg till del.
Ange driftstid, om det är aktuellt för serviceobjektet. ”Utgråat” ser du den drifttid som systemet räknat fram utifrån förra service och de satta serviceintervallen på serviceobjektet. Drifttid vid nästa service räknas ut automatiskt och förs över till nästa serviceorder.
Här ser du vilket/a serviceintervall som finns för serviceobjektet.
Klicka på den blåa symbolen till höger så ser du vilka artiklar som krävs för servicen. Finns det flera serviceintervall kan du se artiklar för varje enskild service.
Använder ni QR-verifikation scannar du koden på serviceobjektet när du gör servicen. När du läst av QR-symbolen, med din mobils kamera, ändras pricken från röd till grön.
Skulle du vilja ändra tillbaka, om du t ex av någon anledning inte hann med servicen, kan du klicka på symbolen och välja att ta bort valideringen.
Scannar du en QR-kod på ett objekt innan du klickat på Påbörja servicen på en order leder koden direkt till informationen om serviceobjektet.
Här lägger du till material kopplat till serviceobjektet. Ser du symbolen för lager kan du ange från vilket lager du plockar materialet.
Klicka i rutan under TOTALT PRIS så öppnas ett fält där du kan ange mer uppgifter om priset.
Priser hämtas från artikelregistret, alternativt kan du mata in pris själv. Finns avtal, kundartiklar eller rabattbrev kopplade justeras priset automatiskt efter dessa. Systemet söker information i den ordningen: avtal, kundartiklar och sist rabattbrev.
Rättigheter för användare v.g. pris: Visa nettopriser, Visa bruttopriser och Visa prisrabatt.
Här kan du lägga kommentar gällande serviceobjektet och du ser eventuella kommentarer från förra serviceprotokollet.
Här kan du ange artiklar som du inte vill koppla till serviceobjektet eller uppdraget.
Har du lagt in artiklar här men vill att artikeln istället ska ingå i serviceobjektets artiklar klickar du på gröna pilen så flyttas posten till Material/Arbete.
Kommentarer om den utförda servicen läggs här och förs automatiskt över till nästa service om du valt den inställningen (se Information till administratörer). T.ex om något som bör kontrolleras nästa gång. Den teknikern som ska utföra nästa servicen ser då din kommentar. Dessa kommentarer visas inte för kunden. Tänk på att tidigare kommentarer kan behöva rensas från protokollet så bara aktuella kommentarer följer med till nästa service.
När servicen är utförd klickar du på Spara. Ett protokoll skapas som du kan skicka via epost eller skriva ut som pdf.
Har du missat någon servicepunkt markeras de med rött och protokollet kan inte sparas förrän punkterna är åtgärdade.
Du kan lägga till kommentarer till en serviceorder. Kommentarerna kan ändras eller tas bort, visas för kund eller endast internt. Kommentaren följer med till serviceprotokollet. Läs mer om kommentarer här.
Nästa service genereras automatiskt utifrån serviceobjektets inställda serviceintervaller.
Har du på kundkortet kryssat i för kontaktpersonen – Skicka serviceprotokoll: Ja – får du frågan om protokollet ska skickas. Protokollet får serviceorderns namn/nummer, t ex S022.pdf. Det kan du ändra i samband med att du e-postar det.
Notera att du kan ställa in så att protokollet får maskinens nummer i filnamnet. Se Information till administratör nedan.
Ska protokollet e-postas till annan än kontaktpersonen klickar du på E-posta protokoll längst ner på sidan. Ska flera personer ha protokollet skriv adresserna med ett kommatecken emellan och utan några mellanslag. Exempel: ekonomi@mittforetag.se,kunden@kunden.se
Finns det anmärkningar kan du direkt skapa en arbetsorder för att åtgärda anmärkningarna. Klicka på Skapa arbetsorder och markera de åtgärder som ska ingå i arbetsordern.
När du sparat protokollet kan du generera ett faktureringsunderlag.
I Modulinställningar – Serviceprotokollinställningar väljer du vilka fält som ska komma med i en utskrift. Se Information till administratörer nedan.
Protokollet hittar du sedan under Meny > Service > Serviceprotokoll, i Kundregistret på aktuell kund och på det aktuella Serviceobjektet.
Vill du skriva ut (ladda ner) flera protokoll på en kund sök på kunden, klicka på denna symbol.
Det går att ta ut/exportera listor över serviceprotokoll.
Välj först om du vill filtrera din lista genom att klicka på filter-knappen och göra ditt urval.
Klicka sedan på denna knapp. Listan skapas som en csv-fil.
Visa, Visa (endast) tilldelade, Skapa, Ändra, Ändra (endast) tilldelade, Ta bort, Fakturera, Generera faktura, E-posta protokoll, Ta bort servicepunkter, Signera, Ta bort uppladdade filer, QR-verifikation.
Här lägger du till beskrivnings- och kommentarsförslag. Kan t ex vara sådana beskrivningar och kommentarer ni använder ofta.
Här anger du vilken/vilka egenkontroller som ska vara tvingande, dvs egenkontrollen måste utföras innan teknikern kan komma vidare med servicen.
Här skriver du in vad det ska stå i headern (huvudet) vid utskrift av serviceprotokollet.
Här ser du var headern placeras och när du ställt in att kostnadsställe ska visas längst upp och ordernummer på sin standardplats längst ner.