Skapa ett serviceprotokoll


Läs gärna först:
Lägga till kund
Lägga till anläggning på kund
Lägga till ett serviceobjekt
Modulinställningar för serviceprotokoll (inställningar för utskrift och beskrivningsförslag i kommentarsfältet)

Utför en service och ett serviceprotokoll skapas automatiskt.

Klicka på den serviceorder i Att-göra-listan du vill hantera.

Gå längst ner på sidan. Genom att klicka på Utför service eller, om service är påbörjad, Fortsätt kommer du direkt till ett serviceprotokoll och kan börja utföra service och fylla i uppgifterna kring servicen.

Klicka på Ändra om du vill ändra i uppgifterna eller lägga till något.

Under Bifoga dokument kan du vill ladda upp dokument, bilder, ta foto o dyl.

Delutföra eller separera

Finns flera serviceobjekt på en order kan du välja att delutföra ordern. I exemplet nedan har 124035: Tvättstuga påbörjats och ett protokoll skapats. Protokollet får serviceorderns nummer + ett löpnummer: ex 107_1.

Genom att klicka på röda krysset i högra hörnet kan du skapa en separat serviceorder för serviceobjektet.

SERVICEPUNKTER

Servicepunkterna och material som behövs för servicen hämtas från själva serviceordern men du kan lägga till både servicepunkter och material genom att klicka på +Lägg till servicepunkt och/eller +Lägg till del.

Serviceobjekt

Ange driftstid, om det är aktuellt för serviceobjektet. ”Utgråat” ser du den drifttid som systemet räknat fram utifrån förra service och de satta serviceintervallen på serviceobjektet. Drifttid vid nästa service räknas ut automatiskt och förs över till nästa serviceorder.

Nästa serviceintervall

Här ser du vilket/a serviceintervall som finns för serviceobjektet.

Klicka på den blåa symbolen till höger så ser du vilka artiklar som krävs för servicen. Finns det flera serviceintervall kan du se artiklar för varje enskild service.

QR-symbolen

Använder ni QR-verifikation scannar du koden på serviceobjektet när du gör servicen. När du läst av QR-symbolen, med din mobils kamera, ändras pricken från röd till grön.

Skulle du vilja ändra tillbaka, om du t ex av någon anledning inte hann med servicen, kan du klicka på symbolen och välja att ta bort valideringen.

Scannar du en QR-kod på ett objekt innan du klickat på Påbörja servicen på en order leder koden direkt till informationen om serviceobjektet.

Material/arbete

Här lägger du till material kopplat till serviceobjektet. Ser du symbolen för lager kan du ange från vilket lager du plockar materialet.

TOTALT PRIS *

Klicka i rutan under TOTALT PRIS så öppnas ett fält där du kan ange mer uppgifter om priset.

Priser hämtas från artikelregistret, alternativt kan du mata in pris själv. Finns avtal, kundartiklar eller rabattbrev kopplade justeras priset automatiskt efter dessa. Systemet söker information i den ordningen: avtal, kundartiklar och sist rabattbrev.

Rättigheter för användare v.g. pris: Visa nettopriser, Visa bruttopriser och Visa prisrabatt.

TB = Täckningsbidrag.
Kommentarer ang serviceobjektet

Här kan du lägga kommentar gällande serviceobjektet och du ser eventuella kommentarer från förra serviceprotokollet.

Övrigt material

Här kan du ange artiklar som du inte vill koppla till serviceobjektet eller uppdraget.

Har du lagt in artiklar här men vill att artikeln istället ska ingå i serviceobjektets artiklar klickar du på gröna pilen så flyttas posten till Material/Arbete.

Kommentarer

Kommentarer om den utförda servicen läggs här och förs automatiskt över till nästa service om du valt den inställningen (se Information till administratörer). T.ex om något som bör kontrolleras nästa gång. Den teknikern som ska utföra nästa servicen ser då din kommentar. Dessa kommentarer visas inte för kunden. Tänk på att tidigare kommentarer kan behöva rensas från protokollet så bara aktuella kommentarer följer med till nästa service.

När servicen är utförd klickar du på Spara. Ett protokoll skapas som du kan skicka via epost eller skriva ut som pdf.

Har du missat någon servicepunkt markeras de med rött och protokollet kan inte sparas förrän punkterna är åtgärdade.

Nästa service

Nästa service genereras automatiskt utifrån serviceobjektets inställda serviceintervaller.

E-posta protokollet

Protokollet får serviceorderns namn/nummer, t ex S022.pdf. Det kan du ändra i samband med att du e-postar det.

Notera att du kan ställa in så att protokollet får maskinens nummer i filnamnet. Se Information till administratör nedan.

Ska protokollet e-postas till flera adresser skriv dem med ett kommatecken emellan och utan några mellanslag. Exempel: ekonomi@mittforetag.se,kunden@kunden.se

Några anmärkningar? Skapa en arbetsorder!

Finns det anmärkningar kan du direkt skapa en arbetsorder för att åtgärda anmärkningarna. Klicka på Skapa arbetsorder och markera de åtgärder som ska ingå i arbetsordern.

Dags att fakturera? Skapa faktureringsunderlag

När du sparat protokollet kan du generera ett faktureringsunderlag.

I Modulinställningar – Serviceprotokollinställningar väljer du vilka fält som ska komma med i en utskrift. Se Information till administratörer nedan.

Var hittar jag protokollet?

Protokollet hittar du sedan under Meny > Service > Serviceprotokoll, i Kundregistret på aktuell kund och på det aktuella Serviceobjektet.

Ta ut lista över serviceprotokoll

Det går att ta ut/exportera listor över serviceprotokoll.

Sökfilter

Välj först om du vill filtrera din lista genom att klicka på filter-knappen och göra ditt urval.

Ladda ner/exportera lista

Klicka sedan på denna knapp. Listan skapas som en csv-fil.

Information till administratörer

Rättigheter för användare som berör serviceprotokoll

Visa, Visa (endast) tilldelade, Skapa, Ändra, Ändra (endast) tilldelade, Fakturera, Generera faktura, E-posta protokoll, Ta bort servicepunkter, Signera, Ta bort uppladdade filer, QR-verifikation.

Modulinställningar – Serviceprotokollinställningar
Allmänna inställningar
  • Flika ihop servicepunkter vid utförande av service.
    Den här funktionen sparar plats på din mobil. Servicepunkterna flikas ihop inne på ett serviceprotokoll när du Utför service inne på en serviceorder. Punkterna blir dolda och du behöver aktivt ta fram dessa för att göra en ändring t ex.
  • Använd dagens datum som standardnamn när en ny servicepunkt läggs till på ett serviceprotokoll.
    Namnet kan förstås ändras när du lägger till servicepunkten.
  • Sök på servicepunktsvärdet.
    Om du, i en service, vill använda ett verktyg som ska vara sökbart kan du ange ett nummer för verktyget i fältet Värde under servicepunkter på protokollet.

Mailinställningar
  • Ta med maskinnummer i PDF-ens filnamn.
    Kryssa i rutan om du vill att numret för maskin som gjorts service på ska finnas med i filnamnet på serviceprotokollet.

Kommentarsförslag

Här lägger du till beskrivnings- och kommentarsförslag. Kan t ex vara sådana beskrivningar och kommentarer ni använder ofta.

Tvingande egenkontroller

Här anger du vilken/vilka egenkontroller som ska vara tvingande, dvs egenkontrollen måste utföras innan teknikern kan komma vidare med servicen.

Utskriftsinställningar
  • Visa utförd av.
    Namnet på den som utfört och och signerat ordern läggs till i utskriften.
  • Visa anläggning.
    Namnet på anläggningen läggs till i utskriften.
  • Visa nästa service.
    Datum för nästa service läggs till i utskriften.
  • Visa kostnadsställe längst upp.
    Väljer du denna variant visas kostnadsstället i högra delen av ”huvudet”. Som standard visas det i en rad längst ner i utskriften. Se bild längre ner.
  • Visa kundens ordernummer längst upp.
    Väljer du denna variant visas kundens ordernumret i högra delen av ”huvudet”. Som standard visas det i en rad längst ner i utskriften. Se bild längre ner.
  • Visa servicenamn.
    Visa namnet du angett på serviceobjektets serviceintervall, t ex ”veckoservice”.
  • Ta med serienummer för serviceobjektet.
    Serienumret läggs till i utskriften.
  • Visa bilder.
    Bifogade foton kommer med på utskriften. Bilderna ska vara i jpg eller png.
  • Visa egenkontroller.
    Alla fält som ingår i en egenkontroll kommer med på utskriften.
  • Separera serviceobjekt vid utskrift.
    Om du har flera serviceobjekt på en order skapas en egen sida för varje objekt all information (kundnamn, ordernummer, artiklar mm.)

Övriga Utskriftsinställningar som är bra att göra

Här skriver du in vad det ska stå i headern (huvudet) vid utskrift av serviceprotokollet.

Exempel på utskrift i pdf av serviceprotokoll.Här ser du de olika alternativen för placering av uppgifter.

Här ser du var headern placeras och när du ställt in att kostnadsställe ska visas längst upp och ordernummer på sin standardplats längst ner.

Kommentarsinställningar
  • Behåll kommentarer på nästa protokoll.
    Om du kryssat i här och bara vill ha med dagens kommentarer måste tidigare kommentarer aktivt tas bort.
Signaturinställningar
  • Använd kundsignaturer.
    Gör att en kund kan signera efter att en vanlig signatur har gjorts. Logik som utförs under en vanlig signatur kommer istället att utföras efter att kunden har signerat.