Skapa mallar så slipper du en hel del tråkigt återkommande arbete och kopierande av servicepunkter och information.
Systemet innehåller flera olika mallfunktioner:
– servicemall för serviceordrar,
– infomall för serviceobjekt
– egenkontroll för arbetsordrar. Egenkontroll kan även användas för riskanalyser. Egenkontroll kan sättas som tvingande på serviceordrar.
– e-postmall (arbetsordrar)
– mall för användarrättigheter
Att du kan använda en mall ser du genom att det står Välj en mall (undantaget e-postmallen). Så här ser det ut i Serviceorder när du lägger till ett serviceobjekt.
När du lägger till ett serviceobjekt i Service > Serviceobjekt och kommer på att du borde ha en informationsmall för objektet kan du skapa den direkt genom att klicka på + Lägg till en informationsmall. En ny flik öppnas. Fyll i och spara mallen. Sedan är det bara att gå tillbaka till serviceobjektet och välja den nyskapade infomallen.
Tänk på att ge mallen en tydligt beskrivande namn så blir det lättare att välja rätt mall när du skapar en order.
En servicemall kan användas för att specificera vad som behöver utföras vid en service. Den ligger även som underlag för serviceprotokollet och ger spårbarhet för vad som är gjort och behöver göras i framtiden.
Servicemallar kan till exempel skapas för de olika stegen/nivåerna i en service : stora, lilla, 1-årsservice, 2-årsservice, 100-timmars osv.
Man kan koppla fler mallar till samma serviceintervall, ersätta befintliga punkter eller lägga till den nya mallens servicepunkter.
Ska du t. ex. skapa en (1) stor service och tre små skapar du två olika serviceintervaller med var sina servicepunkter.
Så här gör du:
– Mätvärde
– Status
– Rubrik
– Fritext
Håll muspekaren över symbolerna så får du information vad symbolen betyder.
Rubrik kan t ex användas för att dela upp ett protokoll i olika delar för att göra det överskådligt. Ex: Elsystem, Mekanik, Arbetsmiljö osv.
Vill du ange hjälptexter/servicepunktbeskrivning för den som utför servicen klickar du på ? (frågetecknet längst till höger i fältet Servicepunkter) och fyller i en beskrivning av servicepunkten. Då kan den som ska utföra servicen få ett extra stöd. Alla texter under ? visas när du utför ett protokoll utom Rubrik.
Tycker du att servicepunkterna kommer i fel ordning är det lätt att flytta dem. Håll muspekaren över de tre prickarna längst till vänster i varje fält, dra och släpp fältet där du vill ha det.
När du väljer att använda en mall i en serviceorder får du frågan om du vill lägga till servicepunkterna från mallen eller ersätta befintliga servicepunkter från objektet med de från servicemallen.
Läs om hur du skapar en Servicemall.
Behöver du fler snarlika mallar kan du välja att duplicera en mall, ge den ett särskiljande namn och fylla på, ta bort eller korrigera servicepunkterna.
Du kan lägga till och ta bort punkter i en serviceorder utan att det påverkar själva mallen.
Ändring i mallen ändrar inte, per automatik, befintliga skapade ordrar, objekt eller serviceintervaller.
Så här gör du för att applicera ändringar i en servicemall på länkade servicepunkter.
För att ändringarna ska slå igenom i befintliga serviceobjekt måste dessa ha lagts in i Gruppens modeller, ha ett serviceintervall och, såklart, vara skapade med servicemallen.
Varning: Funktionen Uppdatera länkade servicepunkter lägger till samtliga servicepunkter från mallen. Har du alltså tidigare tagit bort servicepunkter från ett serviceobjekt kommer dessa att läggas till igen.
Så här gör du för att applicera dina ändringar på länkade serviceobjekt
En lista öppnas där du kan välja vilka serviceobjekt som ska uppdateras genom att markera i rutan längst till höger. Du får, markerat i rött, de uppgifter som påverkas. Alla aktuella serviceordrar länkade till serviceobjekten kommer då att uppdateras.
Behöver du ofta ange samma eller liknande information när du lägger in serviceobjekt kan du skapa en infomall för denna och vid behov sätta standardvärden.
Så här gör du:
När du sedan lägger till en infomall på ett serviceobjekt kan du välja vilka delar av informationen som ska visas på protokollen.
Du kan lägga till och ta bort punkter på serviceobjektet utan att det påverkar själva mallen.
Gör du ändringar i mallen påverkar det inte serviceobjekt där du redan lagt till mallen. Sådan ändringar behöver göras för varje serviceobjekt.
Jobbar ni med certifikationer för ISO-standard och har som krav från kunder att dessa följs? Genom att skapa en mall för Egenkontroll kan du enkelt specificera vilken typ av egenkontroll som ska genomföras och hur, samt lägga in tydliga instruktioner, allt för att underlätta och säkerställa kvalitet.
Egenkontroller lägger du till på en arbetsorder under rubriken Uppdrag.
Egenkontroll kan vara tvingande när du utför en service, dvs du måste utföra egenkontrollen för att komma vidare i serviceprotokollet. Läs mer om hur du ställer in det HÄR.
Så här gör du:
Punkter innehåller tre delar:
Här ser du ett exempel på punkter för kontroll av ventilation.
Så här ser ovanstående egenkontroll ut när du lagt till den, klickat på den och påbörjat en egenkontroll i en arbetsorder.
När du är klar signerar du egenkontrollen. Du ser om kontrollen är klar och signerad genom att statusen i arbetsordern ändras till Godkänd. Finns anmärkningar sätts statusen till Godkänd med anmärkning. Färgerna på status anger också om egenkontrollen är godkänd eller ej.
Använd egenkontroll för att skapa formulär för riskanalyser, till exempel i samband med en arbetsorder. Med din signatur bekräftar du att riskanalysen utförts.
Egenkontrollen/riskanalysen kan vara tvingande, dvs du kan inte komma vidare i serviceprotokollet utan att ha utfört egenkontrollen.
Du kan inte sätta egenkontroll på en enskild serviceorder. Väljer ni att använda tvingande egenkontroll blir egenkontrollen tvingande för samtliga era serviceprotokoll. Anger du två eller flera tvingande egenkontroller kommer samtliga att behöva utföras innan du kan gå vidare i serviceprotokollet.
För att ange vilken/vilka egenkontroller som ska vara tvingande gör så här:
Logga in med ert admin-konto, gå till Modulinställningar – Serviceprotokollsinställningar och lägg till de egenkontroller som ska vara tvingande.
Skapa dina egna epostmallar för utskick av en arbetsorder. Mallen kan t ex användas för att skicka ut en enkät till kunden.
Gör så här för att skapa mallar:
Längst ner på en arbetsorder finns länken Epost. Klicka på Skicka egendefinierad epost. Sätt markören i fältet Ämne för att få fram alla dina mallar. Välj önskad mall, redigera texten om så önskas.
Skapa en mall för rättigheter för användarna i er grupp. När du sedan lägger till användare väljer du enkelt den mall som passar bäst.
Kräver ett admin-loggin.
Så här gör du för att skapa en rättighetsmall:
Du kan skapa flera mallar med olika inställningar.
Gör du ändringar i rättigheterna för enskild användare påverkar det inte mallen.
Dina mallar listas under rubriken Rättighetsmallar på sidan Gruppinställningar.
Vill du ändra i en mall gör du så här:
Ändringar i en mall uppdaterar inte rättigheterna för användare. För att göra det går du in på användare och väljer den uppdaterade mallen för användaren. Alla tidigare inställningar för användaren tas då bort och de nya gäller.
Rättigheter för användare som berör mallar och egenkontroll:
Visa, Skapa, Ändra, Ta bort