Skapa och använda mallar


Skapa mallar så slipper du en hel del tråkigt återkommande arbete och kopierande av servicepunkter och information.

Systemet innehåller flera olika mallfunktioner – servicemall för serviceordrar, infomall för serviceobjekt samt egenkontroll för arbetsordrar. Den senare kan även användas för riskanalyser, till exempel som servicemall på Anläggning.

Att du kan använda en mall ser du genom att det står Välj en mall. Så här ser det ut i Serviceorder när du lägger till ett serviceobjekt.

När du lägger till ett serviceobjekt i Service > Serviceobjekt och kommer på att du borde ha en informationsmall för objektet kan du skapa den direkt genom att klicka på + Lägg till en informationsmall. En ny flik öppnas. Fyll i och spara mallen. Sedan är det bara att gå tillbaka till serviceobjektet och välja den nyskapade infomallen.

Tänk på att ge mallen en tydligt beskrivande namn så blir det lättare att välja rätt mall när du skapar en order.

Servicemall

En servicemall kan användas för att specificera vad som behöver utföras vid en service. Den ligger även som underlag för serviceprotokollet och ger spårbarhet för vad som är gjort och behöver göras i framtiden.

Servicemallar kan till exempel skapas för de olika stegen/nivåerna i en service : stora, lilla, 1-årsservice, 2-årsservice, 100-timmars osv.

Man kan koppla fler mallar till samma serviceintervall, ersätta befintliga punkter eller lägga till den nya mallens servicepunkter.
Ska du t. ex. skapa en (1) stor service och tre små skapar du två olika serviceintervaller med var sina servicepunkter.

Så här gör du:

  1. Gå till Service > Servicemall.
  2. Klicka på +tecknet för att skapa en ny mall.
  3. Ge mallen ett namn.
  4. Lägg till punkter som behöver kontrolleras vid utförandet av service. En ny punkt läggs till genom att trycka på + Lägg till servicepunkt.

Så här ser det ut när du skapar en ny mall.
Läs mer om vad de olika symbolerna för servicepunkterna innebär på sidan Hantera serviceorder under punkten Mallar. De tre prickarna till vänster betyder att du kan flytta om servicepunkternas ordning.

När du väljer att använda en mall i en serviceorder får du frågan om du vill lägga till servicepunkterna från mallen eller ersätta befintliga servicepunkter från objektet med de från servicemallen.

Duplicera

Behöver du fler snarlika mallar kan du välja att duplicera en mall, ge den ett särskiljande namn och fylla på, ta bort eller korrigera servicepunkterna.

Vad händer om jag gör ändringar i mallen?

Du kan lägga till och ta bort punkter i en serviceorder utan att det påverkar själva mallen.

Ändring i mallen ändrar inte, per automatik, befintliga skapade ordrar, objekt eller serviceintervaller.

Så här gör du för att applicera ändringar i en servicemall på länkade servicepunkter.

För att ändringarna ska slå igenom i befintliga serviceobjekt måste dessa ha lagts in i Gruppens modeller, ha ett serviceintervall och, såklart, vara skapade med servicemallen.

  1. Logga in med admin-kontot.
  2. Gå till Service > Servicemall.
  3. Klicka på mallen du ändrat i.
  4. Gå längst ner på sidan och klicka på Uppdatera länkade servicepunkter
  5. En lista skapas där du ser alla modeller, serviceobjekt och ordrar där servicemallen använts och hur de påverkas v.g. serviceintervall och servicepunkter. Siffrorna t ex 30/30 anger hur många servicepunkter som finns på objektet och hur många av dessa som påverkas av uppdateringen.
  6. Markera de serviceobjekt som ska uppdateras.
  7. Klicka på Uppdatera.

Varning: Funktionen Uppdatera länkade servicepunkter lägger till samtliga servicepunkter från mallen. Har du alltså tidigare tagit bort servicepunkter från ett serviceobjekt kommer dessa att läggas till igen.

Här ser du två olika listor på uppdateringar.

Så här gör du för att applicera dina ändringar på länkade serviceobjekt

  1. Logga in med admin-kontot.
  2. Gå till Service > Gruppens modeller.
  3. Klicka på den modell du vill uppdatera.
  4. Gå längst ner på sidan och klicka på Uppdatera länkade serviceobjekt.

En lista öppnas där du kan välja vilka serviceobjekt som ska uppdateras genom att markera i rutan längst till höger. Du får, markerat i rött, de uppgifter som påverkas. Alla aktuella serviceordrar länkade till serviceobjekten kommer då att uppdateras.

Infomall

Behöver du ofta ange samma eller liknande information när du lägger in serviceobjekt kan du skapa en infomall för denna och vid behov sätta standardvärden. 

Så här gör du:

  1. Gå till Service > Infomall.
  2. Klicka på +tecknet för att skapa en ny mall.
  3. Ge mallen ett namn.
  4. Klicka på +Lägg till information.

När du sedan lägger till en infomall på ett serviceobjekt kan du välja vilka delar av informationen som ska visas på protokollen.

Du kan lägga till och ta bort punkter på serviceobjektet utan att det påverkar själva mallen.

Gör du ändringar i mallen påverkar det inte serviceobjekt där du redan lagt till mallen. Sådan ändringar behöver göras för varje serviceobjekt.

Exempel på infomall använt i ett serviceobjekt. Denna mall anger information om en uthyrning.
Här ett exempel från ett serviceobjekt som hyrs ut. Den svarta symbolen till höger om uthyrarens namn anger att punkten visas på protokollet. De tre prickarna till vänster betyder att du kan flytta om ordningen på informationen.

Egenkontroll

Jobbar ni med certifikationer för ISO-standard och har som krav från kunder att dessa följs? Genom att skapa en mall för Egenkontroll kan du enkelt specificera vilken typ av egenkontroll som ska genomföras och hur, samt lägga in tydliga instruktioner, allt för att underlätta och säkerställa kvalitet. Egenkontroll kan vara tvingande, dvs du måste utföra egenkontrollen för att komma vidare. Läs mer HÄR.

Egenkontroller lägger du till på en arbetsorder under rubriken Uppdrag.

Så här gör du:

  1. Gå till Funktion > Egenkontroll.
  2. Klicka på +tecknet för att skapa en ny mall.
  3. Ge mallen ett namn.
  4. Klicka på +Lägg till punkter.

Punkter innehåller tre delar:

  1. Punkt. Ange ett beskrivande namn på punkten.
  2. Beskrivning. Här kan du också ange om punkten ska innehålla fält för Har värde och Har kommentar.
  3. Alternativ. Välj om alternativet ska vara godkänt val för att gå vidare genom att klicka på gråa bocken till höger om respektive alternativ så den blir mörkare grå.

Här ser du ett exempel på punkter för kontroll av ventilation.

Så här ser ovanstående egenkontroll ut när du lagt till den, klickat på den och påbörjat en egenkontroll i en arbetsorder.

När du är klar signerar du egenkontrollen. Du ser om kontrollen är klar och signerad genom att statusen i arbetsordern ändras till Godkänd. Finns anmärkningar sätts statusen till Godkänd med anmärkning.

Skärmdump från modulinställningar för Serviceprotokoll

Egenkontrollen kan vara tvingande, dvs du kan inte komma vidare i serviceprotokollet utan att ha utfört egenkontrollen.

För att ange vilka egenkontroller som ska vara tvingande gör så här:

Logga in med ert admin-konto, gå till Modulinställningar – Serviceprotokollsinställningar och lägg till de egenkontroller som ska vara tvingande där.

Riskanalys

Använd egenkontroll för att skapa formulär för riskanalyser, till exempel i samband med en arbets- eller serviceorder. Med din signatur bekräftar du att riskanalysen utförts.

Mall för användarrättigheter

Skapa en mall för rättigheter för användarna i er grupp. När du sedan lägger till användare väljer du enkelt den mall som passar bäst.
Kräver ett admin-loggin.

Så här gör du för att skapa en rättighetsmall:

  1. Logga in som administratör.
  2. Gå till Gruppinställningar.
  3. Klicka på en befintlig användare och välj Ändra rättigheter.
  4. Klicka på Skapa en ny mall. 
  5. Döp mallen.
  6. Klicka på de rättigheter som ska aktiveras i mallen.
  7. Spara mallen.

Du kan skapa flera mallar med olika inställningar.

Gör du ändringar i rättigheterna för enskild användare påverkar det inte mallen.

Du kan tyvärr inte ändra i befintlig mall. Skapa istället en ny mall.

Inställningar som kan göras för mallar (kräver admin-konto)

Rättigheter för användare som berör mallar och egenkontroll
Visa, Skapa, Ändra, Ta bort