Serviceorder


Läs också:

En serviceorder är ett planerat underhåll och ligger som underlag för att skapa ett serviceprotokoll. På serviceordern kommer automatiskt kommentarer från föregående service upp och vilket material som bör användas för den typ av service det är dags för. Har ni kopplingar till en leverantör av artiklar kommer priser för dessa också upp automatiskt. Du kan justera priserna avseende påslag och rabatter.

Servicesystemet håller själv ordning på hur ofta och vilken typ av service som skall göras på era modeller och genererar då korrekt serviceorder.

Serviceordrarna finns under menyvalet Utför.

Sök Serviceorder 

Klicka på denna knapp för att filtrera din sökning.
Exempel: välj de som är tilldelade dig, avgränsa på datum, kund mm.

Vill du använda samma filter fler gånger kan du välja att Spara inställningarna (längst ner till höger i rutan). Läs mer om att Spara som favorit.

Bläddra-knappar

Du kan bläddra mellan serviceordrarna, dels genom att klicka på en order i listan, dels genom att bläddra med pilarna i övre högra hörnet inne på en order.

Har du använt ett filter för din sökning bland ordrar bläddrar du bland det urvalet.

Vill du söka fram en specifik order och känner till numret kan du skriva en * före numret.

Exportera lista över serviceordrar

Ladda ner/exportera lista

Välj först vilka filter du vill ha för din lista. Utan filter får du alla serviceordrar. Klicka sedan på denna symbol för att exportera/ladda ner en lista över serviceordrar (csv-fil).

Skapa en serviceorder

Det finns flera sätt att skapa en serviceorder.

  1. Serviceorder kan skapas automatiskt med intervall/er som bestäms i inställningarna för ett serviceobjekt. Se mer om Lägg till Serviceobjekt/objekt.

2. Lägg till en serviceorder genom att klicka på plustecknet under Meny – Service – Serviceorder.

Observera att detta inte skapar ett återkommande serviceintervall på objektet. Se punkt 1.

3. Om det finns en serviceplan på ett serviceobjekt som saknar nästa service hittar du den genom att filtrera “Utan nästa service” i Sök. Öppna serviceobjektet. Längst ner hittar du knappen Generera service.


Här går vi igenom de olika fälten i en ny serviceorder.

UNDERGRUPPER

Om din grupp/företag skapat Undergrupper ser du dessa överst och kan välja vilken undergrupp ordern ska skapas för. Undergrupper skapas av en administratör. Se Gruppinställningar – Modulinställningar – Ändra gruppinställningar.

VÄLJ KUND

Obligatoriskt fält.
Skriv kundens namn i rutan eller klicka på förstoringsglaset i sökrutan för att söka mer detaljerat. Bra om du har många kunder med lika namn!

Sökfunktionen hjälper dig att leta rätt på befintliga kunder
Finns inte kunden med i listan skriver du kundens namn, så läggs kunden automatiskt till i kundregistret

Finns förvalda serviceartiklar kopplade till kunden laddas dessa in till ordern automatiskt. 

TIPS: Du kan också gå via Kundregistret för att skapa en order på kunden. Klicka på Kunden och sedan på Lägg till …  längst ner på Kundens sida.

Listan på vilka funktioner man kan lägga till på en kund i kundregistret.
Här ser du alla funktioner under Lägg till i Kundregistret.


ANLÄGGNING
Fält där du lägger till mer uppgifter om en anläggning

Sökfunktionen (klicka på förstoringsglaset) hjälper dig att leta rätt på kundens befintliga anläggningar.

Finns inte anläggningen med i listan skriver du anläggningens namn så sparas den automatiskt i Anläggningsregistret.
Vill du fylla i adressen till anläggningen direkt klicka på +Lägg till anläggning så öppnas en ruta där du kan fylla i denna. Klicka på Lägg till när du är klar.

Vill du ange fler uppgifter om anläggningen klicka på knappen Mer så öppnas anläggningen i ditt Anläggningsregister i en ny flik i din webbläsare. Fyll i och spara uppgifterna.

Skiljer sig faktureringsadressen från serviceobjektens adress ska en anläggning alltid väljas eller läggas till. 

Status

Statusfunktionen hjälper dig att snabbt hålla koll på vad som händer med de olika ordrarna.

Välj mellan:

  • Ej hanterad
  • Väntar på leverans 
  • Klar för service
  • Fritextfält


TIPS: Via sökfunktionen (blå knappen med bocken) överst under Serviceorder kan du snabbt sortera ut/filtrera ordrarna utifrån status.

Planerad

Obligatoriskt fält.
Datum för när en service ska utföras räknas ut automatiskt av systemet när man väljer att generera en service, samt när man utför en service och ett serviceprotokoll har skapats. 

Datumet kan dock ändras manuellt. När datumet ändras kommer systemet kontrollera om servicen ligger nära i tid med andra servicetillfällen på samma anläggning och kan på så sätt slå ihop servicar som infaller nära varandra.

Detta kallas servicekollisionsintervall och hjälper dig att organisera servicen effektivt.

Kontaktuppgifter

Sätt markören i fältet så listas alla kontaktuppgifter som är inlagda på Anläggningen. Välj lämplig kontakt och uppgifterna fylls i automatiskt.

Saknas kontaktuppgifter fyller du i uppgifterna. Kontakten läggs automatiskt till också på anläggningen i Anläggningsregistret.

Objekt

Systemet listar alla objekt från vald ANLÄGGNING när du sätter markören i fältet Objekt. Har du inte valt en anläggning kommer serviceordern att skapas direkt under kunden och du kan inte använda funktionen servicekollisionsintervall.

Vill du skapa ett nytt objekt klickar du på + Lägg till objekt. Ett formulär öppnas där du kan lägga till ett objekt. Objektet kan sedan redigeras/kompletteras under menyn Service – Objekt.

När du valt objekt hämtas alla Servicepunkter kopplade till det objektet. Vill du komplettera servicepunkterna klickar du på + Servicepunkter och sedan + Lägg till servicepunkt. 

Här kan du också se och ladda upp dokument och bilder kopplade till serviceobjektet. Filerna kommer automatiskt att läggas till även i serviceobjektets dokumentation i Serviceobjektetsregistret.

Laddar du upp dokument på serviceobjektet här så sparas de också i registret för objektet.

Mallar

Skapa gärna Servicemallar med servicepunkter som ofta återkommer.
Mallar skapar du och redigerar under menyn Service – Servicemall.
Du kan lägga till servicepunkterna från en mall eller ersätta befintliga servicepunkter från objektet med de från servicemallen. Systemet frågar vilket innan du kan lägga till mallen.

Servicepunkter och deras status

För varje serviceobjekt kan du lägga till servicepunkter samt sätta status för punkterna. De här kan du välja mellan:

De fyra symbolerna för servicepunkterna

– Mätvärde
– Status
– Rubrik
– Fritext

Vad du väljer styr hur servicepunkterna ser ut i protokollet. Här är ett exempel på servicepunkter med lite förklaringar inlagda:

Rubrik kan t ex användas för att dela upp ett protokoll i olika delar för att göra det överskådligt. Ex: Elsystem, Mekanik, Arbetsmiljö osv.

Vill du ange hjälptexter/servicepunktbeskrivning för den som utför servicen klickar du på ? (frågetecknet längst till höger i fältet Servicepunkter – se bild nedan) och fyller i en beskrivning av servicepunkten. Då kan den som ska utföra servicen få ett extra stöd.

Tycker du att servicepunkterna kommer i fel ordning är det lätt att flytta dem. Håll muspekaren över de tre prickarna längst till vänster i varje fält, dra och släpp fältet där du vill ha det.

Väljer du sedan vid servicen Justerad eller Bör åtgärdas öppnas ett kommentarsfält där du kan skriva in kommentarer.

Övrigt material

Här lägger du till behov av övrigt material. Du kan söka på artikelnummer, beskrivning och senast använda artiklar.

Streckkodssymbolen indikerar att du kan använda mobil eller scanner för att lägga till artiklar via streckkod. Använder du mobilen behöver du ha en app för streckkodsläsning. 

Vilka sträckkodsformat som ska kunna läsas av ställs in av administratör. Se under Gruppinställningar – Ändra artikelinställningar.
Valbara format är: UPC, UPC-E, EAN, EAN-8, Code 128, Code 39

Bokad

Denna bild har ett alt-attribut som är tomt. Dess filnamn är PS_bokningar-1.png



Ange vem/vilka som ska utföra uppdraget (resurs) samt bokad dag och klockslag. Klicka på +Lägg till en bokning. Resursens arbetstider fylls i automatiskt – om du angett dessa under Rättigheter för användare.
En varningstriangel dyker upp om du försöker boka en resurs som redan är bokad på annan order.

Denna bild har ett alt-attribut som är tomt. Dess filnamn är PS_bokning_tidsvarning.png

När du sparar en bokning får du frågan om du vill skicka en bokningsbekräftelse till kontaktpersonen för ordern, detsamma gäller när du ändrar en bokning. Datum för när bokningsbekräftelse har skickats visas i ordern och om bokningen ändrats efter att bekräftelse skickats.

Bokningsbekräftelsen innehåller namn på den bokade teknikern, datum samt ordernumret. Om kontaktpersonen för ordern är en kundanvändare finns också en länk till ordern. Vill du skicka bokningsbekräftelse igen klicka på Skicka bokningsbekräftelse. Du kan välja att skicka bekräftelsen som e-post och/eller sms.

Kommentar

Finns det en kommentar på förra serviceordern förs den automatiskt över och visas här.

Kommentarsfält

Du kan lägga till kommentarer till en serviceorder. Kommentarerna kan ändras eller tas bort, visas för kund eller endast internt. Kommentaren följer med till serviceprotokollet. Läs mer om kommentarer här.

Kundens ordernummer

Fylls i vid behov.

Spara

Klicka på Spara. Serviceordern skapas och får ett löpnummer. Du kan fram tills dess att servicen är påbörjad klicka på Ändra och fylla i eller ta bort uppgifter.

När du sparat kan du:

  • Tilldela serviceordern till en tekniker/resurs. 
  • Utföra service.

Har en service påbörjats står det Fortsätt längst ner. I detta läge kan du inte ändra i serviceordern längre. Om du tar bort protokollet kan du dock ändra och utföra serviceordern igen.

Ladda upp dokument

Vill du komplettera ordern med dokument väljer du Ladda upp dokument längst ner på sidan.

Utföra service – Skapa ett Serviceprotokoll 

Läs mer under Skapa ett Serviceprotokoll

Information till administratörer

Det finns en rad inställningar för serviceorder och rättigheter som kan göras. Logga in med ert adminkonto – Gruppinställningar.

Modulinställningar under #serviceorderinställningar

  • Epostadress för artiklar att beställa. Här skriver du epostadress/er till den som ska ta emot information om vilka artiklar som ska beställas. Mailen skickas automatiskt när en order sparas.
  • Visa ytterligare information (om serviceobjektet i serviceordern.)
  • Visa serviceintervallsnamnet (i listan på serviceordrar.)
  • Visa kommentarsfält från senaste service.
  • Visa faktureras till.
  • Visa ”övriga artiklar”.
  • Uppdatera planerat datum vid bokning.
  • Inställningar för listläge: Sortera på löpnummer som standard.


Rättigheter för användare som berör serviceorder

 Visa, Visa tilldelade, Skapa, Ändra, Ändra tilldelade, Ta bort, Tilldela, Tilldela sig själv, Utföra service,  Utföra tilldelad service, Delutför service,  Ta bort uppladdade filer.