En serviceorder är ett planerat underhåll och ligger som underlag för att skapa ett serviceprotokoll. På serviceordern kommer automatiskt kommentarer från föregående service upp och vilket material som bör användas för den typ av service det är dags för. Har ni kopplingar till en leverantör av artiklar kommer priser för dessa också upp automatiskt. Du kan justera priserna avseende påslag och rabatter.
Servicesystemet håller själv ordning på hur ofta och vilken typ av service som skall göras på era modeller och genererar då korrekt serviceorder.
Serviceordrarna finns under menyvalet Utför.
Klicka på denna knapp för att filtrera din sökning.
Exempel: välj de som är tilldelade dig, avgränsa på datum, kund mm.
Vill du använda samma filter fler gånger kan du välja att Spara inställningarna (längst ner till höger i rutan). Läs mer om att Spara som favorit.
Du kan bläddra mellan serviceordrarna, dels genom att klicka på en order i listan, dels genom att bläddra med pilarna i övre högra hörnet inne på en order.
Har du använt ett filter för din sökning bland ordrar bläddrar du bland det urvalet.
Vill du söka fram en specifik order och känner till numret kan du skriva en * före numret.
Välj först vilka filter du vill ha för din lista. Utan filter får du alla serviceordrar. Klicka sedan på denna symbol för att exportera/ladda ner en lista över serviceordrar (csv-fil).
Det finns flera sätt att skapa en serviceorder.
2. Lägg till en serviceorder genom att klicka på plustecknet under Meny – Service – Serviceorder.
Observera att detta inte skapar ett återkommande serviceintervall på objektet. Se punkt 1.
3. Om det finns en serviceplan på ett serviceobjekt som saknar nästa service hittar du den genom att filtrera “Utan nästa service” i Sök. Öppna serviceobjektet. Längst ner hittar du knappen Generera service.
Här går vi igenom de olika fälten i en ny serviceorder.
Om din grupp/företag skapat Undergrupper ser du dessa överst och kan välja vilken undergrupp ordern ska skapas för. Undergrupper skapas av en administratör. Se Gruppinställningar – Modulinställningar – Ändra gruppinställningar.
Obligatoriskt fält.
Skriv kundens namn i rutan eller klicka på förstoringsglaset i sökrutan för att söka mer detaljerat. Bra om du har många kunder med lika namn!
Sökfunktionen hjälper dig att leta rätt på befintliga kunder.
Finns inte kunden med i listan skriver du kundens namn, så läggs kunden automatiskt till i kundregistret.
Finns förvalda serviceartiklar kopplade till kunden laddas dessa in till ordern automatiskt.
TIPS: Du kan också gå via Kundregistret för att skapa en order på kunden. Klicka på Kunden och sedan på Lägg till … längst ner på Kundens sida.
Sökfunktionen (klicka på förstoringsglaset) hjälper dig att leta rätt på kundens befintliga anläggningar.
Finns inte anläggningen med i listan skriver du anläggningens namn så sparas den automatiskt i Anläggningsregistret.
Vill du fylla i adressen till anläggningen direkt klicka på +Lägg till anläggning så öppnas en ruta där du kan fylla i denna. Klicka på Lägg till när du är klar.
Vill du ange fler uppgifter om anläggningen klicka på knappen Mer så öppnas anläggningen i ditt Anläggningsregister i en ny flik i din webbläsare. Fyll i och spara uppgifterna.
Skiljer sig faktureringsadressen från serviceobjektens adress ska en anläggning alltid väljas eller läggas till.
Statusfunktionen hjälper dig att snabbt hålla koll på vad som händer med de olika ordrarna.
Välj mellan:
TIPS: Via sökfunktionen (blå knappen med bocken) överst under Serviceorder kan du snabbt sortera ut/filtrera ordrarna utifrån status.
Obligatoriskt fält.
Datum för när en service ska utföras räknas ut automatiskt av systemet när man väljer att generera en service, samt när man utför en service och ett serviceprotokoll har skapats.
Datumet kan dock ändras manuellt. När datumet ändras kommer systemet kontrollera om servicen ligger nära i tid med andra servicetillfällen på samma anläggning och kan på så sätt slå ihop service som infaller nära varandra.
Detta kallas servicekollisionsintervall och hjälper dig att organisera servicen effektivt.
Ändrar du på värdet (antal dagar) kommer inte servicar som redan har genererats att påverkas, utan bara nya och ändrade (t ex planerat datum) servicar slås ihop. Du får upp denna popup med frågan om du vill slå ihop dessa servicar. Svarar du nej är varje service fortsatt en gen order. Svarar du ja läggs serviceobjektet ihop på en order.
Sätt markören i fältet så listas alla kontaktuppgifter som är inlagda på Anläggningen. Välj lämplig kontakt och uppgifterna fylls i automatiskt.
Saknas kontaktuppgifter fyller du i uppgifterna. Kontakten läggs automatiskt till också på anläggningen i Anläggningsregistret.
Systemet listar alla objekt från vald ANLÄGGNING när du sätter markören i fältet Objekt. Har du inte valt en anläggning kommer serviceordern att skapas direkt under kunden och du kan inte använda funktionen servicekollisionsintervall.
Vill du skapa ett nytt objekt klickar du på + Lägg till objekt. Ett formulär öppnas där du kan lägga till ett objekt. Objektet kan sedan redigeras/kompletteras under menyn Service – Objekt.
När du valt objekt hämtas alla Servicepunkter kopplade till det objektet. Vill du komplettera servicepunkterna klickar du på + Servicepunkter och sedan + Lägg till servicepunkt.
Här kan du också se och ladda upp dokument och bilder kopplade till serviceobjektet. Filerna kommer automatiskt att läggas till även i serviceobjektets dokumentation i Serviceobjektetsregistret.
För varje serviceobjekt kan du lägga till servicepunkter samt sätta status för punkterna.
Skapa gärna Servicemallar med servicepunkter som ofta återkommer.
Mallar skapar du och redigerar under menyn Service – Servicemall. Läs mer här.
Du kan lägga till servicepunkterna från en mall eller ersätta befintliga servicepunkter från objektet med de från servicemallen. Systemet frågar vilket innan du kan lägga till mallen.
Behöver du komplettera med en servicepunkt klicka på +Lägg till servicepunkt.
De här kan du välja mellan:
– Mätvärde
– Status
– Fritext
Vad du väljer styr hur servicepunkterna ser ut i protokollet. Här är ett exempel på servicepunkter med lite förklaringar inlagda:
Väljer du sedan vid servicen Justerad eller Bör åtgärdas öppnas ett kommentarsfält där du kan skriva in kommentarer.
Dessutom finns en symbol för Inte tillämpbar. Om du väljer den stängs servicepunkten men du kan alltid gå tillbaka till den och den finns kvar för nästa service.
Soptunna använder du för att ta bort servicepunkten helt. Ser du inte soptunnan har du inte rättighet att ta bort servicepunkter.
Här lägger du till behov av övrigt material. Du kan söka på artikelnummer, beskrivning och senast använda artiklar.
Streckkodssymbolen indikerar att du kan använda mobil eller scanner för att lägga till artiklar via streckkod. Använder du mobilen behöver du ha en app för streckkodsläsning.
Vilka sträckkodsformat som ska kunna läsas av ställs in av administratör. Se under Gruppinställningar – Ändra artikelinställningar.
Valbara format är: UPC, UPC-E, EAN, EAN-8, Code 128, Code 39
Ange vem/vilka som ska utföra uppdraget (resurs) samt bokad dag och klockslag. Klicka på +Lägg till en bokning. Resursens arbetstider fylls i automatiskt – om du angett dessa under Rättigheter för användare.
En varningstriangel dyker upp om du försöker boka en resurs som redan är bokad på annan order.
När du sparar en bokning får du frågan om du vill skicka en bokningsbekräftelse till kontaktpersonen för ordern, detsamma gäller när du ändrar en bokning. Datum för när bokningsbekräftelse har skickats visas i ordern och om bokningen ändrats efter att bekräftelse skickats.
Bokningsbekräftelsen innehåller namn på den bokade teknikern, datum samt ordernumret. Om kontaktpersonen för ordern är en kundanvändare finns också en länk till ordern. Vill du skicka bokningsbekräftelse igen klicka på Skicka bokningsbekräftelse. Du kan välja att skicka bekräftelsen som e-post och/eller sms.
Finns det en kommentar på förra serviceordern förs den automatiskt över och visas här.
Du kan lägga till kommentarer till en serviceorder. Kommentarerna kan ändras eller tas bort, visas för kund eller endast internt. Kommentaren följer med till serviceprotokollet. Läs mer om kommentarer här.
Fylls i vid behov.
Klicka på Spara. Serviceordern skapas och får ett löpnummer. Du kan fram tills dess att servicen är påbörjad klicka på Ändra och fylla i eller ta bort uppgifter.
När du sparat kan du:
Har en service påbörjats står det Fortsätt längst ner. I detta läge kan du inte ändra i serviceordern längre. Om du tar bort protokollet kan du dock ändra och utföra serviceordern igen.
Vill du komplettera ordern med dokument väljer du Ladda upp dokument längst ner på sidan.
Läs mer under Skapa ett Serviceprotokoll
Det finns en rad inställningar för serviceorder och rättigheter som kan göras. Logga in med ert adminkonto – Gruppinställningar.
Modulinställningar under #serviceorderinställningar
Rättigheter för användare som berör serviceorder
Visa, Visa tilldelade, Skapa, Ändra, Ändra tilldelade, Ta bort, Tilldela, Tilldela sig själv, Utföra service, Utföra tilldelad service, Delutför service, Ta bort uppladdade filer.