Tidsrapport


I Tidsrapporten ser du och/eller lägger in din arbetade tid. Tidsrapport hittar du under menyn Funktion. Ser du den inte har du inte fått rättighet till/behöver inte använda tidsrapportfunktionen.

Systemet kan själv rapportera in tid från ordrar. Har detta ställts in för din grupp behöver du, i princip, inte lägga till något i tidsrapporten.

Tidsrapporten hämtar tider från ordrar, om artikeln (arbets- eller restidsartiklar – t ex arbetstid, restid, fast servicekostnad…) i Artikelregistret är registrerad som ”Flytta till tidsrapport”.

Ändringar kan göras genom att klicka på dagen du vill ändra tid för.

Gör så här för att lägga in arbetstid:

  1. Klicka på den dag du önskar fylla i
  2. Klicka på Lägg till rad
  3. Fyll i:
    • en beskrivning av arbetet. Välj bland beskrivningsförslag* eller skriv i klartext.
    • antal timmar och tidsrapporttyp**. Normal är förvald. Klicka i fältet så fälls en lista ut med fler val.
    • klockslag arbetet utförts under
    • eventuell kommentar
    • Repetera a – d tills du är klar med dagen

Tidsrapporten går att skriva ut, exportera till Excel eller Visma för den som använder det systemet.

Är du klar för dagen klickar du på Klarmarkera (dvs klar att fakturera).

En klarmarkerad dag markeras med en bock i högra hörnet.

Fri klarmarkering eller inte?

Det finns två olika inställningar som kan göras för klarmarkering – fri klarmarkering eller ej. Detta görs genom att logga in med admin-kontot. Se mer under Information för administratörer.

Standardinställningen är att har du klarmarkerat kan du inte ändra något i din tidsrapport längre.

Har ni fri klarmarkering kan du bocka ur klarmarkeringen och ändra tiderna. Det går också att klarmarkera en tidsrapport även om inlagd tid inte överensstämmer med angiven arbetstid. Se mer under Se Information för administratörer.

Om timmarna hämtade från arbetsordrar skiljer sig mer än 1 tim från din arbetstid visas en kommentar (Tid från order: 0h) (se 1) samt texten (Fördelade timmar överensstämmer ej med angiven arbetstid) (se 2).

Röd informationstext behöver inte betyda att något är fel, utan är en signal på att tider inte överensstämmer mellan order, tidsrapport och på användaren inlagd arbetstid. Antingen ändrar du i tidsrapporten genom att korrigera tiderna eller ARBETSTID ( om du t ex arbetat övertid) eller så sparar du. Dagen kan inte klarmarkeras om inte tiderna stämmer överens men går alltid att spara och attestera.

Om ni har Tidsrapportinställningen Fri klarmarkering är informationstexten om differens i tiden svart istället och dagen kan klarmarkeras även om tiderna inte överensstämmer.

Exempel:

Bild 1.

I skärmdumpen ovan (bild 1) är siffran ”Tid från order” 6h (1) men tiden i rutan 4h. Det beror på att du ändrat tiden på ordern efter att du sparat tidsrapporten.

Om du ändrar tid i en order, tänk på detta:

När du ändrar tid i en ordern efter att du sparat i tidsrapporten uppdateras inte tidsrapporten automatiskt med de nya tiderna. För att hämta de nya tiderna behöver du ta bort samtliga ordrar i din tidsrapport för aktuell dag och sedan klicka Spara. De nya tiderna kommer då att läggas till i rapporten.

Bild 2.

I bild 2 får vi forfarande ett felmeddelande. Detta beror på att din rapporterade tid är 8 tim(inkl Övertiden). Här kan du välja att ändra i fältet ARBETSTID, så att tiderna stämmer med din faktiskt arbetade tid. Se bild 3.

Bild 3.

Beskrivning av färgerna
Bild 4: Exempel på en tidsrapport med de olika förinställda färgerna. Färgerna kan ändras av en administratör.
  • Blå ram i öppen dag – ej sparad
  • Grön ram, sparad, arbetad tid överensstämmer med inlagd arbetstid
  • Orange ram – tiderna stämmer inte med inlagd arbetstid, övertid inlagd
  • Röd ram – tiderna stämmer inte med inlagd arbetstid, för få timmar redovisade

För att ändra färgerna inom ramarna och beskrivningsförslag behövs användarrättigheter. Se mer under För arbetsledare.

Noter

*Beskrivningsförslag
För att förenkla och snabba upp registreringen av ditt arbete kan du lägga in beskrivningsförslag för arbetsuppgifter genom att klicka på Ändra beskrivningsförslag längst ner på tidsrapportsidan. Klicka på +Lägg till beskrivningsförslag.

Vill du ändra ordningen på förslagen? Håll muspekaren över de tre prickarna. Dra och släpp fältet där du vill ha det. (Endast på dator.)

Dessa kan du sedan välja mellan för att beskriva ditt arbete. Klicka på +Lägg till rad och sätt markören i fältet så får du fram alla dina beskrivningsförslag.

**Tidsrapporttyper
Tidsrapporttyperna (t ex vabb, övertid, restid) har olika färger. Vill ni välja andra färger än de förinställda gör så här:

  1. Klicka på Ändra typer längst ner på tidsrapportsidan. 
  2. Klicka på färgfältet för den typ du vill ändra. Dra i färgmarkörerna till önskad färg eller skriv in en RBG-kod. 
  3. Klicka på Spara.

Här ställer du också in de tidkoder ni vill använda för arbetad tid, semester, sjukdom o dyl. 

Tips: Tidrapporten kan användas för att fakturera till exempel externa resurser eller rapportera övertid. Skriv ut rapporten (på skärmen eller som excel) för att skapa ett underlag.

För arbetsledare

Klicka på attestera för att godkänna tidsrapporten. Efter det är tidsrapporten låst och kan inte ändras.

Är tidsrapporten sparad/klarmarkerad så hämtas inte den raden igen. Det innebär att det går att reglera tiden på en order utan att det ändrar tidsrapporten. Det innebär också att om en tid ändras på en order som ska vara med i tidsrapporten behöver man uppdatera tiden i tidsrapporten. Det gör du genom att ta bort den ändrade ordern och klicka på spara. Då hämtar systemet automatiskt de nya tiderna från aktuell order.

För att ta bort en klarmarkering, klicka ur rutan Klarmarkera och klicka spara.

Via ert admin-konto kan ni ställa in att klarmarkering går att göra även om inlagd tid inte överensstämmer med den rapporterade tiden. Denna inställning underlättar om din arbetstid varierar mycket. Se Information för administratörer.

Vill du ändra i tidsrapporten eller tidsrapportera för en annan användare?
Detta kräver att du har användarrättigheten att Visa alla och Ändra alla. Rättigheten ställs in med ert admin-konto. Se Information för administratörer.

Gör så här:

  1. Klicka på namnet längst upp på tidsrapporten. En meny med alla personer i gruppen fälls ut.
  2. Klicka på den person du vill tidsrapportera för.
Tidsrapport där du kan välja vem du vill tidsrapportera för.
Bild 5.
Information för administratörer

Läs också: Modulinställningar – Ändra tidsrapportinställningar och Modulinställningar – Hantera rättigheter för användare.

Tidsrapporttyper

Har ni integration med ett administrationssystem och vill att tider ska skickas vidare till detta behöver ni ställa in Tidsrapporttyper så de överensstämmer med ert administrationssystems koder.

  • Klicka på Ändra typer längst ner på Tidsrapport.
  • Sätt markören i den tidstyp du vill koppla. En scrollista dyker upp med alla tidskoder från ert administrationssystem.
  • Välj färg för typen eller låt de förinställda vara kvar.
Bild 6. Exempel med Fortnox-integration.

Modulinställningar – Ändra tidsrapportinställningar

  • ange beskrivningsförslag för tidsrapporter
  • Välja Fri klarmarkering, vilket innebär att alla kan ta bort en klarmarkering även om inlagd arbetad tid inte överensstämmer med angiven arbetstid.
  • ställa in om ordrar ska kunna exkluderas från tidssummeringen.

Rättigheter för användare som berör tidsrapport

Under Ändra rättigheter för en användare ställer du bl a in om hen ska ha rättighet att använda tidsrapportfunktionen samt kunna redigera tidsrapporttyper.

Visa, Visa alla (i gruppen), Ändra, Ändra alla (i gruppen), Attestera, Redigera typlista, Exportera,
Visa orderrader när summan är exkluderad (Ordrar listas i tidsrapporten men timmar visas inte och räknas inte ihop utan ska fyllas i manuellt.)